Externaliser la comptabilité fournisseurs en période difficile

Il est évident que le processus de comptabilité fournisseurs dans les entreprises est un exemple parfait de candidat à l'externalisation, pourquoi ne le faisons-nous pas tous ?
S'agissant d'un processus nécessaire aux organisations, il n'est pas visible de l'extérieur et n'est pas directement lié à leur cœur de métier, mais il évolue en termes de réglementation et de normes. Dans ces conditions, pourquoi s'obstiner à investir dans des technologies, telles que la numérisation ou l'OCR, dont la maintenance est coûteuse et dont l'application est modifiable au fil du temps ? Dans de nombreux cas, la non-externalisation de la comptabilité fournisseurs limite le potentiel d'évolution et de développement du processus de facturation, étant donné qu'il dépend de la technologie achetée.

Que sont les comptes créditeurs ?

Les comptes créditeurs sont des dettes contractées par une entreprise à la suite de l'achat de biens et de services.

Importance de l'externalisation de la comptabilité fournisseurs

Un prestataire spécialisé dans la comptabilité fournisseurs offre certaines compétences et connaissances qui n'existent pas dans la plupart des services internes, avec les avantages qui découlent de l'application des meilleures pratiques à toutes les fonctions de la comptabilité fournisseurs, ce qui vous permet d'exécuter les tâches de manière très efficace, avec une sécurité maximale et sur la base des normes et des protocoles les plus récents.

Avantages de l'externalisation du processus de LLL

L 'externalisation du processus de vers un prestataire spécialisé présente de grands avantages pour les organisations, qui peuvent être divisées en deux groupes principaux :

Optimisation des coûts et flexibilité

L'externalisation permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de dégager une marge intéressante pour être compétitives sur le marché. Toutefois, il faut toujours tenir compte du fait que la réduction des coûts résultant de l'externalisation de l'administration publique dépend du niveau d'efficacité déjà atteint par l'organisation. Par exemple, si un département PA a déjà mis en place une stratégie efficace d'automatisation des factures fournisseurs, la réduction des coûts sera moins importante que pour une entreprise qui n'en a pas.
En outre, l'externalisation auprès d'un fournisseur spécialisé permet d'adopter plus rapidement les nouvelles normes et les nouveaux formats issus de sa propre spécialisation et de son expérience dans de multiples projets similaires.
En outre, l'externalisation offre aux organisations la flexibilité de travailler avec une variété de modèles de coûts différents. Par exemple, le coût fixe de la fonction PA peut être converti en coût variable lorsqu'un modèle de tarification basé sur les transactions est adopté. Dans ce cas, le nombre d'employés à temps plein (ETP) employés par le prestataire n'a pas d'importance pour l'entreprise, le niveau de l'accord de service étant le principal indicateur régissant le service.

Maximiser l'efficacité des processus

Le processus de PA étant nécessaire à l'organisation pour la rendre efficace et sûre, il est important que le processus lui-même soit inclus dans le plan de continuité des activités. Toutes les entreprises ne disposent pas de certifications qui le garantissent, telles que la norme ISO 27001, et celles qui disposent d'une telle certification n'incluent généralement pas le domaine des fournisseurs dans leurs plans parce qu'il ne s'agit pas d'un processus clé du point de vue de l'activité de l'entreprise. Les entreprises spécialisées définissent des procédures de réponse aux catastrophes et aux situations anormales, telles que l'impossibilité d'accéder aux bureaux en cas de catastrophes pendant des périodes prolongées, la difficulté d'accès aux systèmes, etc.

Un autre élément clé est l l'automatisation du processus AP. L'automatisation améliore considérablement la précision de la saisie des données et permet d'éviter les erreurs telles que les paiements excessifs, les paiements en double, les paiements incorrects aux fournisseurs, la perte de remises, les frais de retard de paiement, etc.

Par exemple, l'externalisation permet, dans de nombreux cas, d'obtenir des autorisations en ligne, ce qui réduit considérablement le temps de cycle entre la facture et le paiement, augmentant ainsi la possibilité d'obtenir des remises pour paiement anticipé, le cas échéant. Le développement des communications électroniques permet de réaliser des activités d'AP à distance. En outre, un autre défi majeur pour la plupart des départements d'AP est le processus de flux de travail, d'acheminement et d'approbation, qui peut impliquer une interaction et un suivi par plusieurs employés de l'organisation.
Un faible niveau d'automatisation du flux de travail a un impact négatif sur l'efficacité du processus, qui s'en trouve considérablement affecté. Les prestataires spécialisés dans les services de PA externalisés investissent dans les technologies les plus récentes, tant pour la gestion des documents que pour le flux de travail, et sont en mesure de tirer parti de ces avantages pour les mettre à la disposition de leurs clients.

Ainsi, l'externalisation de la comptabilité fournisseurs n'est pas un simple transfert de l'exécution des tâches de l'interne vers l'externe, mais ces tâches sont exécutées d'une manière différente et plus optimale, en utilisant toujours les meilleures pratiques connexes, telles que la promotion de la facturation électronique de nos fournisseurs.