Comptes créditeurs : Gestion des exceptions et mise en œuvre de mesures

Alors que les services de comptabilité fournisseurs ont mis en place des solutions d'automatisation pour la réception et le traitement automatisé des factures, l'écart de temps entre une facture correcte et une facture présentant un problème s'accroît. La résolution des exceptions (factures incorrectes) est l'une des tâches les plus exigeantes en termes de main-d'œuvre au sein du service de la comptabilité fournisseurs.

L'automatisation des processus de facturation se concentre généralement sur la rationalisation des factures non incidentes, laissant hors champ toutes les factures qui ne sont pas correctes et qui représentent en fin de compte la plus grande charge de travail dans le processus.

L'optimisation du processus d'incident est cruciale car c'est là que se situe le coût le plus élevé. En effet, en moyenne, pour 5 700 factures avec un incident, un employé supplémentaire de la comptabilité fournisseurs est nécessaire.

Traitement des exceptions et des mesures

Parallèlement à l'accent mis sur la procéduralisation du flux d'incidents, nous devons nous concentrer sur les actions qui réduisent le cycle total du processus : plus la durée du processus est longue, plus le risque d'échec est grand et, par conséquent, plus le risque d'erreurs et de coûts est élevé. Des tâches telles que la gestion des documents doivent être revues afin d'utiliser le moins de temps possible, en fixant l'objectif en heures plutôt qu'en jours.

Pour améliorer la procédure de résolution des exceptions, deux types d'actions peuvent être entrepris :

Actions visant à améliorer le taux de reconnaissance et d'appariement des commandes.

Cela est nécessaire car il arrive que, suite à l'utilisation de programmes de reconnaissance, certaines factures soient signalées comme présentant des problèmes alors qu'elles n'en ont pas, en raison d'une extraction de données erronée (les programmes OCR sont encore loin d'être parfaits et, dans de nombreux cas, un processus de révision/validation manuel est nécessaire).

C'est la tâche la plus difficile à résoudre en interne. La différence entre 70 % d'un processus de reconnaissance/de cotation standard et un processus de première classe avec une précision de plus de 95 % réside dans des années de développement technologique et logiciel.

Le processus doit être doté de mécanismes d'adaptation et de résolution automatique des erreurs.

Quelques réflexions à ce sujet :

1. Correction automatique des erreurs (telles que les numéros d'ordre/albaran).
2. Localisation automatique des numéros de commande/expédition (pour les cas de commandes non spécifiées dans la facture).
3. Processus d'appariement itératif avec possibilité d'auto-adaptation par fournisseur.
4. Pour la reconnaissance ligne par ligne, utilisez un algorithme avancé qui inclut la ligne de commande, et pas seulement la ligne de produit.
5. Permettre la correspondance avec toutes les combinaisons possibles, non seulement une facture par commande, mais aussi X factures pour Y commandes et Z bons de livraison, avec différents nombres de lignes de détail.

Les mesures qui pourraient être mises en œuvre dans ce domaine pour contrôler le processus seraient les suivantes :

1. % de reconnaissance = factures reconnues automatiquement par rapport au nombre total de factures reconnues (automatiquement et manuellement), à l'exclusion des factures retournées.
2. % de reconnaissance automatique des fournisseurs
3. Les exceptions sont automatiquement reconnues par catégorie, au moins quatre : quantité, montant, échec du bon de livraison, échec de la commande.
4. % de facturation électronique.
5. l'appariement partiel par rapport aux commandes ou aux bons de livraison (selon que l'appariement est 2WM ou 3WM).

Actions visant à accélérer le processus de résolution des exceptions et son analyse.

1. Classification des exceptions: afin d'identifier correctement la catégorie d'erreur sur la facture, celle-ci doit être attribuée à la personne appropriée. Toutes les exceptions ne doivent pas être traitées par le personnel de l'AP. L'exception doit être résolue par la personne qui possède les connaissances appropriées et les compétences nécessaires à la résolution. En classant les factures de cette manière, la principale source d'erreurs peut être mieux analysée et faire l'objet d'une action. Le meilleur indicateur dans ce domaine est un rapport de vieillissement : total des factures par catégorie par rapport au vieillissement.
2. Améliorer le processus d' attribution des tâches : le personnel de l'AP ne doit pas s'auto-attribuer les exceptions à résoudre. Le système doit attribuer les exceptions sur la base d'au moins ces quatre critères : connaissance/expérience, type d'exception, priorité et ancienneté.

Les mesures qui pourraient être mises en œuvre pour contrôler ce domaine sont les suivantes :

1. Nombre de factures en attente de traitement avec un certain âge (par exemple, les factures de plus de 3 jours). Ce paramètre devrait être réduit au fur et à mesure que le processus s'améliore.
2. P85 (85e percentile) cycle de résolution des exceptions : nombre de jours nécessaires pour résoudre 85 % des exceptions (le percentile dépend de l'état du processus ; P95 devrait être la valeur cible).
3. P85 pour chaque catégorie d'exceptions.