Combien de temps les factures doivent-elles être conservées ?

Tout entrepreneur s'est déjà demandé combien de temps les factures doivent être conservées. Il s'agit d'une responsabilité pour toute société ou entreprise, car il est essentiel de connaître les délais et les réglementations pour éviter les pénalités et les problèmes. Cependant, les réponses sont complexes et différentes en raison de la diversité des lois. Dans cet article, nous vous expliquons combien de temps vous devez conserver vos factures en fonction de chaque réglementation, ce qui se passe si vous n'avez pas celle qui vous est demandée, et comment utiliser la facturation électroniqueavec des solutions telles que easyapLes solutions easyapMC facilitent le respect de la législation et optimisent la gestion des documents.

Combien de temps les factures doivent-elles être conservées selon la loi espagnole ?

Le stockage des factures en Espagne est régi par plusieurs lois. Chacune d'entre elles a un objectif et un délai de conservation différents. C'est pourquoi nous présentons ci-dessous les différents délais établis par l'ensemble de la législation en vigueur.

Code du commerce : 6 ans

L'article 30 du code de commerce article 30 du code de commerce impose aux entreprises de conserver les livres, la correspondance, la documentation et les pièces justificatives pendant au moins six ans. six ans. Cette disposition s'applique à tous les documents comptables, y compris les factures émises et reçues. Ainsi, toute entreprise sera en mesure de justifier ses opérations pendant cette période lors d'un contrôle.

2. Loi sur le blanchiment de capitaux : 10 ans

Pour sa part, l'article 25 de la L'article 25 de la loi 10/2010 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme exige que les documents soient conservés pendant dix ans. dix ans. Cette loi n'est applicable qu'aux entreprises du secteur financier ou effectuant des transactions présentant un risque élevé de blanchiment d'argent.

3. Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Le GDPR ne fixe pas de durée minimale de conservation des factures, mais une durée maximale. Il s'agit d'une période maximale. Cela signifie que les données ne doivent être conservées qu'aussi longtemps qu'elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

4. Loi sur la prévention des risques professionnels : 5 ans.

Selon l'article 23 de la loi sur la prévention des risques professionnels l'article 23 de la loi sur la prévention des risques professionnelsles documents relatifs à la prévention des risques professionnels, y compris les factures liées aux activités de prévention, doivent être conservés pendant cinq ans.

5. Droit fiscal général : 4 ou 10 ans

L'article 66 de la loi générale sur les impôts article 66 de la loi fiscale générale fixe un délai de quatre ans pour conserver les factures à des fins fiscales. Toutefois, l'article 66.bis permet à l'administration d'engager des procédures pour des bases d'imposition en attente de compensation ou des déductions en attente d'application pendant une période de dix ans. Par conséquent, dans certains cas, les factures doivent être conservées pendant une période plus longue.

6. Loi sur les infractions et les sanctions dans l'ordre social : 3, 4 et 5 ans.

Selon l'article 4 de la loi sur les délits et les peines dans l'ordre social l'article 4 de la loi sur les infractions et les sanctions dans l'ordre social, le délai varie entre trois, quatre et cinq ansselon l'infraction ou la nature de l'information. Cette loi est fondamentale en matière de travail et de sécurité sociale.

7. Loi sur l'audit : 5 ans

Enfin, l'article 30 de la loi espagnole sur l'audit L'article 30 de la loi espagnole sur l'audit établit que la documentation d'audit doit être conservée pendant une période minimale de cinq ans. cinq ans. Il s'agit notamment des factures relatives aux audits et des autres pièces justificatives nécessaires à l'établissement des rapports.

Pour toutes ces raisons, et puisque le Code du commerce fixe le délai à six ans, conservez la documentation pendant au moins six ans (quatre ans pour les impôts).. L'exception sera l'entreprise qui a des bases fiscales négatives en attente de compensation ou des déductions en attente d'application. Dans ce cas, le délai sera de dix ans.

Cependant, nous avons résumé toutes ces informations dans ce tableau : 

Droit	Période de conservation des factures
Code du commerce	6 ans
Loi sur le blanchiment de capitaux	10 ans
GDPR	Maximum requis
Prévention des risques professionnels	5 ans
Droit fiscal général	4 ans (extension possible à 10 ans)
Infractions sociales et sanctions	3, 4 et 5 ans
Loi sur l'audit	5 ans

Que se passe-t-il si je n'ai pas la facture demandée ?

Ces informations sont très importantes car si vous ne présentez pas de facture lorsqu'elle vous est demandée, vous vous exposez à des conséquences juridiques et à des sanctions financières. Selon la nature de la demande, ces sanctions peuvent être les suivantes

• Contrôle fiscal. Dans le domaine fiscal, si le bureau des impôts vous demande une facture que vous n'avez pas, vous risquez des sanctions administratives et le refus de certaines déductions ou subventions.
• Questions de comptabilité et d'audit. Les factures manquantes peuvent également poser des problèmes lors des audits, comment ? en compromettant la qualité de vos rapports financiers et en affectant la transparence de votre entreprise.
• Risques juridiques. En cas de litige, le fait de ne pas disposer d'une documentation suffisante peut nuire à la défense juridique de l'entreprise. C'est-à-dire en cas de litiges et de procès avec des fournisseurs, des clients ou des employés.

Pour éviter ces situations, il est préférable de mettre en place un bon système de stockage et de gestion des documents. gestion des documents qui vous permet de disposer de toutes les factures dans les plus brefs délais.

Le rôle de la facturation électronique dans la conservation des factures : avantages et inconvénients

Précisément, la facturation électronique joue un rôle très important dans le stockage des factures. Dans le contexte actuel, où les réglementations sont strictes et exigeantes, les solutions électroniques apportent efficacité et sécurité.

Selon la loi Loi Crea y Creceles entreprises doivent veiller à ce que les factures électroniques soient disponibles pour les clients et les fournisseurs. les factures électroniques sont à la disposition des clients et des fournisseurs. Ceci, entre autres, facilite grandement le respect de la réglementation. facilite grandement le respect de la réglementation.

Outre l'obligation légale, la facturation en ligne offre des avantages tels que

• Accessibilité et disponibilité : la facturation électronique facilite l'accès à l'information à tout moment et en tout lieu. Elles sont donc toujours disponibles pour d'éventuels contrôles ou audits.
• Réduction des erreurs et des pénalités : en automatisant l'archivage et le stockage, le risque de perdre vos factures est beaucoup plus faible. Il est donc plus facile de respecter les délais et, par conséquent, vous minimisez le risque de pénalités.
• Sécurité de l'information : Des solutions comme la nôtre disposent de mesures de sécurité avancées, telles que le cryptage des données. Vous assurez ainsi l'intégrité et la confidentialité des informations stockées et respectez à la fois le Code du commerce et le RGPD.

easyap est-il une solution efficace pour stocker vos factures numériques ?

A ce stade, nous devons mettre en évidence les fonctionnalités d'easyap. Une solution sur mesure pour vous permettre de remplir efficacement vos obligations. Avec notre technologie, tout gestionnaire financier peut optimiser la gestion des factures et s'assurer qu'elles sont disponibles à tout moment et dans le bon format.

Points forts du logiciel easyap

• Automatisation du processus de conservation. Le logiciel que nous vous proposons vous permet d'automatiser le stockage de vos factures. Il vous aide également à les ordonner correctement et, ainsi, à en disposer quand vous en avez besoin et pendant la période de temps prévue par la loi, en fonction de votre cas.
• Conformité réglementaire complète. Notre solution est conçue pour se conformer à toute la législation en vigueur en Espagne en matière de conservation des factures.
• Accès sécurisé au cloud. Les factures stockées dans easyap sont conservées dans un environnement cloud sécurisé.

Comme vous l'aurez constaté, le délai de conservation des factures n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. En effet, en Espagne, il varie entre les six ans du Code de commerce à dix ans dans des cas spécifiques ou encore aux termes flexibles du RGPD. C'est pourquoi il est important de bien les gérer et de connaître les délais.

Heureusement, la facturation électronique et des solutions comme celles que nous concevons chez easyap vous offrent la technologie parfaite pour respecter efficacement ces délais. L'automatisation et la numérisation du processus facilitent la conservation de toutes sortes de documents et vous apportent en même temps tranquillité d'esprit et sécurité. Contactez-nous au afin d'être toujours prêt à faire face à toute éventualité.