Les contrôles financiers à l'ère numérique : objectifs et avantages de leur mise en œuvre et de leur automatisation

Le terme semble classique et peut même vous faire paniquer lorsque vous l'entendez. Contrôle lié à la finance : bases de données interminables, factures, dépenses, bilans... Pourtant, tant dans le monde des affaires conventionnel que dans le nouveau paradigme qui s'ouvre aujourd'hui à de nombreuses entreprises avec l'ère numérique, les contrôles financiers sont beaucoup plus faciles à utiliser, à comprendre, à mettre en œuvre et à automatiser qu'on ne peut l'imaginer.

Définition des contrôles financiers : quels sont les contrôles les plus courants et comment sont-ils appliqués ?

Pour comprendre ce qu'est le contrôle financier, commençons par donner une définition du concept. On peut dire qu'il s'agit de l'analyse et de l'étude des résultats réels d'une organisation, en tenant compte de la situation de l'entreprise et de ses projets, ainsi que de ses objectifs financiers, de ses programmes et de ses plans à court, moyen et long terme. . En d'autres termes, ce sont les outils utilisés pour évaluer le développement et l'impact des stratégies mises en œuvre et leur influence sur les finances globales d'un projet.

Les indicateurs financiers ou KPI (comme on les appelle aujourd'hui), qui permettent de mesurer les différents états financiers, varient en fonction des objectifs de chaque plan. En d'autres termes, ces examens des finances sont un pilier fondamental pour toute entreprise, car les rapports financiers fournissent un aperçu de la santé économique de l'entreprise. 

Quels sont les contrôles les plus courants ?

Mais comme le concept est très large, la question est de savoir quels sont les contrôles financiers les plus courants. Tout dépendra des projets à évaluer et du stade de développement de chacun d'entre eux. Néanmoins, il existe trois typologies qui apparaissent dans toute stratégie :

1. Bilan. Indispensable au début de chaque projet afin d'évaluer la situation financière globale et les états financiers de l'organisation au début du contrôle ou de l'audit.
2. Compte de résultat. Il s'agit d'un résumé des opérations commerciales réalisées au cours d'une période donnée. Il comprend plusieurs états différents et est, comme son nom l'indique, le résultat de la soustraction des différentes charges financières générées par les revenus. Ce contrôle financier permet d'analyser la rentabilité d'une opération ou l'activité générale de l'entreprise. Il permet également de vérifier à l'aide de données si les objectifs financiers fixés sont atteints.
3. Flux de trésorerie ou tableau des flux de trésorerie. Cet examen financier évalue les changements survenus en termes de trésorerie et d'équivalents de trésorerie, en déterminant si des liquidités supplémentaires sont nécessaires ou non.

Il est évident que pour les différents projets et opérations menés dans toute organisation, ces processus de contrôle financier, ainsi que d'autres, sont mis en place. Toutefois, ces trois processus ont été et sont encore les plus courants.

L'importance des contrôles financiers dans toute entreprise

Et nous disons qu'ils ont été et sont indispensables parce que l'avènement du monde en ligne n'a pas diminué l'importance des contrôles financiers. Aujourd'hui, en raison de leur importance pour la planification ou l'organisation de la comptabilité analytique, ces examens économiques sont toujours utilisés, mais de manière numérisée et automatisée. Et pourquoi sont-ils si importants, par exemple, dans le processus de facturation des clients et des fournisseurs ? :

• Ils mesurent les différents processus financiers et les flux économiques, ce qui permet de comprendre la santé financière de nos projets.
• Ils sont idéaux pour contrôler l'envoi des factures : le flux des factures, la réception et l'accusé de réception des factures émises au client, essentiels pour le contrôle des recettes et des frais financiers.
  
• Ils sont utilisés pour mesurer les processus d'émission de factures, les risques financiers qu'ils comportent et une optimisation ultérieure et conséquente de ces processus.
• Ils offrent une transparence de l'information, tant en interne qu'à l'égard des clients.
• Détection précoce des incidents, par exemple sur le portail des fournisseurs easyapoù les informations appropriées sont présentées à chaque fournisseur.
  

Ce qui a changé avec le monde en ligne, c'est l'application de ces processus financiers. Peu à peu, le cahier et le stylo traditionnel qui étaient utilisés pour l'établissement des rapports financiers cèdent la place à la technologie et à ses avancées.

Avantages de la mise en œuvre et de l'automatisation des contrôles financiers dans le processus de facturation

Les économies de matériel et de temps sont importantes grâce à ces avancées technologiques. Le calculateur de coûts reflète les économies réalisées par l'entreprise grâce à l'automatisation des processus de facturation pour effectuer les contrôles financiers de manière plus efficace. Les avantages de la mise en œuvre et de l'automatisation des contrôles des services financiers se reflètent clairement dans le fait qu'aujourd'hui, avec des entreprises comme Easyap, les factures électroniques sont émises et traitées presque instantanément, alors qu'auparavant il s'agissait d'opérations qui impliquaient de multiples procédures et, surtout, du temps.

Une autre nouveauté dans la mise en œuvre et l'automatisation de ces processus financiers est qu'un événement peut être enregistré d'une manière beaucoup plus rationnelle. L'événement est simplement enregistré avec un horodatage sur chaque facture et les auditeurs financiers du projet en suivent l'évolution sur place. Vous pouvez même mesurer la traçabilité des états financiers en vérifiant chaque étape franchie et les instruments financiers utilisés.

En conclusion, il est donc absurde d'ignorer l'importance de ces processus financiers et de leur automatisation. Mais dans cette nouvelle ère numérique, où la mise en œuvre de processus financiers automatisés est essentielle et quelque chose que la plupart des entreprises font déjà, c'est encore plus vrai. C'est pourquoi, que vous travailliez avec des sociétés spécialisées dans le contrôle financier comme Easyap ou en interne, les économies réalisées sur deux aspects fondamentaux de la vie - le temps et l'argent - doivent être appréciées à leur juste valeur.