La semaine dernière, nous avons publié la première partie de ce recueil de raisons pour lesquelles il est intéressant d'envisager, ou du moins d'étudier, l'externalisation des tâches de l'AP. Nous y avons évoqué des justifications telles que l'optimisation des coûts, l'automatisation des processus, l'application des technologies et solutions WorkFlow, la flexibilité des coûts ou la standardisation.
Raisons d'envisager l'externalisation du LLL
Nous poursuivons cette semaine avec des éléments supplémentaires qui peuvent aider à prendre une décision en faveur de l'externalisation de la comptabilité fournisseurs.
- Capacités des prestataires de services d'externalisation.
Les capacités des prestataires de services d'externalisation se sont considérablement accrues grâce aux investissements importants réalisés par les principaux prestataires dans la technologie et l'infrastructure afin d'exécuter les processus de manière très efficace et avec un maximum de sécurité.
En outre, une société spécialisée dispose de certaines compétences et d'une expertise qui n'existent pas dans la plupart des services de comptabilité fournisseurs - ou qui existent, mais pas dans la mesure où elles devraient l'être. L'audit de recouvrement en est un bon exemple. Vérifier les paiements antérieurs pour découvrir les doublons ou les trop-perçus, et ainsi récupérer l'argent, requiert des compétences spécialisées qu'un service de comptabilité fournisseurs classique n'a généralement pas. Et même s'il en dispose, il se peut qu'il n'ait pas le temps d'effectuer cette tâche, ou que son temps soit plus utile à faire autre chose. Aujourd'hui, certains services PA externalisent déjà les audits de recouvrement auprès d'un prestataire spécialisé, qui effectue le travail et n'est payé que lorsque l'argent est effectivement recouvré.
D'autres exemples sont le recouvrement de la TVA, la conformité des contrats, l'audit et le paiement de factures de transport complexes, de factures de télécommunications, ... - Accès aux meilleures pratiques.
L'externalisation permet très souvent aux organisations de récolter les bénéfices de l'application des meilleures pratiques dans toutes les fonctions de l'AP. Les principaux prestataires de services ont développé des plateformes et des méthodologies spécifiques pour répondre aux exigences des différents domaines et fonctions de l'AP, et sont donc mieux placés pour apporter des solutions aux problèmes courants d'un service d'AP. Par exemple, si une entreprise rencontre des difficultés dans le traitement des factures en raison de problèmes liés à ses procédures d'AP, le prestataire externe peut conseiller activement le département AP sur la manière de résoudre la situation. En effet, le prestataire externe peut avoir une grande expérience de travail avec les services de comptabilité fournisseurs d'autres organisations dans des secteurs similaires, qui ont rencontré et résolu les mêmes problèmes. - Réduction des coûts de main-d'œuvre.
L'exécution de certaines tâches dans un autre pays (processus connu sous le nom de délocalisation) peut offrir d'autres avantages spécifiques. Le principal moteur de la délocalisation des activités des organisations des pays du G8 est l'avantage de coût offert par des pays tels que l'Inde, les Philippines, la Pologne ou l'Espagne, où les fonctions d'AP peuvent être gérées à des coûts nettement inférieurs. Les économies estimées vont de 20 à 60 % des coûts locaux. La délocalisation permet de réduire les coûts d'exploitation en raison de la réduction du personnel du service d'information financière, des économies réalisées sur les coûts de formation et des économies réalisées sur les frais généraux connexes. - Exigences multilingues.
Les organisations sont réparties dans le monde entier, tout comme leurs départements d'information du public. Cependant, les exigences de service dans chaque région sont différentes et, dans certains cas (comme en Europe), il est extrêmement important que le département PA interagisse dans la langue locale de ses fournisseurs et de ses employés. Les organisations peuvent donc délocaliser l'exécution des fonctions de LLL vers des sites où les opérations sont menées dans plusieurs langues. - Fonctionnement 24h/24h.
Les fournisseurs de niveau 1 de services d'externalisation de la comptabilité fournisseurs ont l'habitude de travailler pour des entreprises internationales ayant plusieurs sites et doivent fournir un service 24 heures sur 24 pour tenir compte des différents fuseaux horaires. Cette disponibilité du service permet de réduire à la fois la vitesse de saisie des documents et la vitesse de disponibilité des paiements.
Conclusions
Bien que la réduction des coûts soit un facteur clé dans la décision d'externaliser le processus de comptabilité fournisseurs, ou de délocaliser, il existe des coûts cachés importants qui doivent être pris en compte. Il s'agit notamment des coûts de la nouvelle infrastructure, de la sélection des fournisseurs, de la gestion des services, des conseils juridiques, de la transition, de la formation, de la gestion du changement, ... Il est donc fortement recommandé, dans tous les cas, de procéder à une analyse minutieuse de la pertinence ou non de l'externalisation des processus de la comptabilité fournisseurs.
Chez easyAP, nous traitons et comptabilisons des factures pour nos clients depuis 15 ans. Et nous les avons toujours, dans tous les cas, accompagnés dans leur analyse avant la décision. Vous avez des doutes sur l'externalisation ? Posez-nous la question
