¿Quién puede emitir facturas en España?

Emitir facturas en España, además de una obligación fiscal, es también un requisito para poder cobrar por bienes o servicios de manera legal. Sin embargo, la pregunta de quién puede emitir facturas genera muchas dudas, tanto entre autónomos como entre particulares que realizan trabajos esporádicos. ¿Es obligatorio estar dado de alta en Hacienda? ¿Un particular puede emitir facturas electrónicas? ¿Y en papel? ¿Cuánto puedes facturar sin ser autónomo?… Resolveremos estas cuestiones de forma clara y práctica con ejemplos y consejos, y veremos quién está exento.

¿Quién puede emitir facturas en España?

En España pueden emitir facturas todas las personas o entidades que lleven a cabo una actividad económica. Así que, esto incluye a:

• Autónomos: profesionales que facturan por su cuenta (consultores, diseñadores, fontaneros, abogados, etc.).
• Sociedades: empresas constituidas legalmente (SL, SA, cooperativas, etc.).
• Profesionales colegiados: médicos, arquitectos, abogados, etc., cuando prestan servicios por cuenta propia.

¿Y un particular puede emitir una factura?

Precisamente, una de las cuestiones más repetidas en este sentido es si un particular puede emitir una factura. La respuesta es sí, pero con unas condiciones. Un particular que no está dado de alta como autónomo puede emitir facturas de manera puntual, siempre y cuando cumpla ciertos requisitos:

• Darse de alta en Hacienda con el modelo 036 o 037.
• Aplicar el IRPF correspondiente en la factura.
• Declarar ese ingreso en su declaración anual.

Ejemplo práctico

Imagina un estudiante de diseño gráfico que hace un trabajo puntual para una empresa y cobra 400 euros. En ese caso, puede emitir una factura como particular, dándose de alta en Hacienda únicamente para registrar esa operación. 

De igual modo, en la factura deberá incluir los siguientes datos:

• Base imponible: 400 euros. 
• Retención IRPF (15%): -60 euros.
• Total: 340 euros.

¿Qué se necesita para poder emitir facturas?

A su vez, si es tu caso y quieres  emitir facturas legalmente en España, debes seguir un procedimiento que consta de varios pasos:

1. Darte de alta en Hacienda mediante los modelos 036 o 037, en los cuales tendrás que indicar la actividad económica (o sea, el epígrafe del IAE).
2. Darte de alta en la Seguridad Social (si se trata de una actividad habitual) con una inscripción como trabajador autónomo.
3. Número de factura correlativo. Cada factura debe tener un número único y ordenado.
4. Datos obligatorios en la factura:
   • Datos del emisor y del receptor (nombre, NIF/CIF, dirección…).
   • Número y fecha de la factura.
   • Descripción del bien o servicio.
   • Base imponible, impuestos (IVA/IRPF) y el importe total.

¿Cómo puedo hacer facturas sin ser autónomo?

Al mismo tiempo y como ves, el proceso anterior conlleva unos trámites que pueden ser complejos y tediosos para muchos. Sobre todo, para quien trabaja por cuenta ajena o cuando el acuerdo es puntual. Por eso, hay mucha gente que, queriendo evitar la burocracia,  se pregunta: “¿cómo puedo hacer facturas sin ser autónomo?”.

La ley permite hacerlo solo en casos puntuales y siempre cumpliendo con Hacienda. O sea, que hay que tener en cuenta las siguientes condiciones:

• Debes darte de alta temporal en Hacienda.
• No es necesario que te des de alta en la Seguridad Social si la actividad no es habitual.
• La habitualidad se interpreta por la frecuencia y continuidad, no solo por el importe.

Situaciones en las que se puede facturar sin ser autónomo

Asimismo, aquí tienes varias situaciones muy comunes en las que se suelen emitir facturas sin ser trabajador por cuenta propia: 

• Encargos puntuales.
• Cobro por un trabajo esporádico (ejemplo: un fotógrafo aficionado que vende unas fotos a un medio de comunicación).
• Charlas, conferencias o colaboraciones ocasionales.

¿Cuánto puedo facturar sin ser autónomo?

En línea con lo anterior, tampoco existe un límite oficial de ingresos que permita facturar sin ser autónomo. Lo que determina la obligación es la recurrencia de la actividad, no la cifra.

Sin embargo, la jurisprudencia ha establecido algunas referencias:

• Si los ingresos son inferiores al Salario Mínimo Interprofesional (SMI) anual (15.120 € en 2025), y no hay habitualidad, se suele aceptar que no es necesario darse de alta en la Seguridad Social.
• Sí es obligatorio declarar el ingreso en Hacienda.

De todas maneras, veamos a continuación una tabla con casos y cantidades concretas: 

Situación	¿Alta en Hacienda?	¿Alta en Seguridad Social?	Ejemplo
Trabajo puntual por 500 €	Sí	No	Redactar un artículo para una revista
Trabajo recurrente, 300 €/mes	Sí	Sí	Clases particulares todos los meses
Facturación anual 18.000 €	Sí	Sí	Freelance de diseño gráfico
Facturación anual 5.000 € (3 encargos puntuales)	Sí	No	Fotógrafo amateur

¿Quién está obligado por ley a emitir facturas?

Por otro lado, aunque hay excepciones y casos en los que no es obligatorio emitir facturas, como hemos visto, en la mayoría de casos sí es necesario. De hecho, la obligación en España recae sobre:

• Autónomos y empresas por cualquier clase de venta de bienes o servicios.
• Profesionales que trabajen por cuenta ajena para otras empresas.
• Quien preste servicios a una administración pública (lo que se llama facturación B2G).
• Toda persona física o jurídica que lleve a cabo actividades sujetas a IVA, salvo excepciones como las que hemos citado.

Sectores con excepciones en la obligación de emitir facturas

Justamente, hay sectores en los que no siempre es obligatorio emitir factura, salvo que el cliente la solicite. Algunos ejemplos:

• Transporte de viajeros (se sustituye por billetes o tickets).
• Servicios de hostelería y restauración (se entregan tickets simplificados).
• Pequeños comercios para el consumidor final (panaderías, kioscos, peluquerías…).

Factura a persona física: ¿cómo funciona?

Asimismo, no todas las facturas se emiten a empresas. También es posible emitir una factura a personas físicas. En este contexto:

• El documento o archivo tiene que incluir igualmente los datos del cliente: nombre completo y NIF.
• Se aplican impuestos de la misma forma (IVA e IRPF, si corresponde).
• Es muy habitual en servicios entre particulares, por ejemplo:
  • Clases de refuerzo.
  • Reformas en un domicilio.
  • Venta de objetos fabricados a mano.

Tips para emitir facturas correctamente

Sea cual sea tu caso, para evitar problemas fiscales y administrativos, conviene que sepas, sigas y aplique estas recomendaciones en tu facturación:

• Utiliza un software de facturación digital como easyap para automatizar la numeración, el cálculo de impuestos y el almacenamiento de los documentos.
• Revisa siempre la normativa de tu sector, ya que algunos tienen regímenes especiales de IVA.
• Guarda las facturas emitidas y recibidas durante al menos 4 años.
• Aplica correctamente la retención de IRPF cuando factures a empresas o profesionales.
• Evita duplicar la numeración, ya que cada factura debe seguir un orden correlativo.

Si eres director financiero, la facturación manual tiene riesgos: errores en impuestos, pérdida de facturas, incumplimiento… Y los tiene tanto para autónomos o personas físicas como para cualquier gran compañía o negocio. 

Por eso, aprovechando la mención, te recomendamos una solución como easyap, ya que con ella, entre otras cosas:

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• Reduces los errores humanos.
• Aseguras el cumplimiento legal.
• Facilitas el control y la auditoría financiera.
• Ganas tiempo y eficiencia en la gestión administrativa.
• Ahorras en costes por impresiones, papel y almacenamiento. 
• Coordinas todo desde un mismo espacio y en la nube. 
• Integras nuestra solución con el resto de sistemas que utilices. 

En resumen, la respuesta a quién puede emitir facturas en España depende de la frecuencia de la actividad económica. Un particular puede hacerlo puntualmente dándose de alta en Hacienda, pero si la actividad es recurrente, tendrá que darse de alta también como autónomo. No hay un límite oficial, pero la referencia práctica es no superar el SMI anual y que los trabajos no sean regulares.

easyap, un socio ideal para emitir facturas siendo gran empresa

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