En este entorno digital, hay dos pilares sobre los que se sustenta el éxito de cualquier negocio: la eficiencia y la precisión. Dos aspectos fundamentales para ser competitivo en un mercado tan saturado y feroz. Por eso, implementar procesos automatizados es una estrategia diferencial, además de una necesidad. ¿El motivo? Te permiten optimizar operaciones, reducir errores y cumplir con las leyes en vigor. En este artículo vamos a explicar cómo la automatización de procesos en áreas financieras y contables, transforma la gestión empresarial. En este punto, soluciones de contabilidad automatizada como las de easyap te facilitan la transición.
¿Qué son los procesos automatizados?
Para empezar, vamos a asentar el concepto. Aunque ya hemos hablado más explícitamente de la automatización de procesos, lo volvemos a definir como punto de partida: es el uso de tecnologías y software para ejecutar tareas rutinarias sin intervención humana y con la ayuda de la tecnología. Por ejemplo, segmentar audiencias, programar campañas, enviar correos masivos, notificaciones, pedidos…
Así mismo, de aquí nacen los procesos automatizados, que permiten:
- Ganar eficiencia.
- Ser más productivo.
- Minimizar errores.
- Ser más competitivo.
- Fomentar el bienestar laboral.
- Claridad y coherencia de datos.
- Optimizar recursos.
- Ser más responsable.
Esto abarca desde la gestión de documentos hasta la contabilización de transacciones financieras. Por lo tanto, su mayor ventaja es que los empleados se concentran en actividades estratégicas y de mayor valor añadido.
Tipos de automatización de procesos
No obstante, también debes saber que existen varias formas de automatizar procesos en una empresa. Las más comunes:
- Automatización de procesos de negocio (BPA). Se centra en mejorar la eficiencia de las operaciones empresariales al automatizar tareas repetitivas y estructuradas.
- Automatización robótica de procesos (RPA). Utiliza robots de software para emular e integrar acciones humanas en sistemas digitales, automatizando tareas manuales y repetitivas.
- Automatización de procesos financieros. Se enfoca en la gestión automatizada de funciones financieras, como la contabilidad, la facturación y la gestión de gastos.
¿Qué ventajas tiene?
Se cual sea el proceso que automatices y el tipo que apliques, puedes aprovechar ventajas como estas:
- Eficiencia operativa. Reduces el tiempo dedicado a tareas manuales, lo que mejora la productividad.
- Menos errores. Al eliminar la intervención humana en tareas repetitivas, disminuyes la posibilidad de que haya errores.
- Cumplimiento normativo. Garantiza que las empresas cumplan con las regulaciones fiscales y contables, como la facturación electrónica obligatoria en España tras la Ley Crea y Crece.
- Mayor escalabilidad. Puedes gestionar volúmenes crecientes de datos y operaciones sin aumentar tus recursos humanos.
- Optimización y ahorro de costes. Al reducir el tiempo y los recursos destinados a tareas repetitivas, puedes redirigir tu inversión hacia actividades de más valor estratégico.
- Mejor experiencia para empleados y clientes. Al eliminar tareas tediosas, tus empleados se enfocan en actividades más productivas. Esto mejora la moral del equipo y la satisfacción del cliente.
Además, todavía son muy pocas las empresas que tienen todos sus procesos automatizados. En concreto, un estudio de Red Hat señala que en España tan sólo el 16% lo habían logrado en 2023. Por lo tanto, puedes ser pionero y adelantarte a tu competencia, si te das prisa.
Cómo automatizar tu empresa con contabilidad financiera
Desde nuestra experiencia, en easyap tenemos una opinión clara: la automatización de procesos contables es vital. Sobre todo, de cara a mejorar la eficiencia y la precisión en tu gestión financiera. Para conseguirlo:
- Analiza tus procesos actuales. Identifica tareas repetitivas y propensas a dar errores.
- Elige las herramientas adecuadas. Opta por un software que se integre con tus sistemas y con las funcionalidades que necesitas.
- Forma a tu equipo. Haz que los empleados comprendan y sepan utilizar las nuevas herramientas.
- Monitorea y ajusta. Evalúa regularmente el desempeño de los procesos automatizados y ajusta lo que sea necesario.
Evita las tareas manuales para una gestión sin fallos
Al mismo tiempo, las tareas manuales son susceptibles a errores, lo que conduce a inconsistencias y problemas de cumplimiento. Aquí, la digitalización y automatización de procesos te ofrecen:
- Consistencia: los procesos se ejecutan siempre de la misma manera.
- Trazabilidad: cada acción se registra, lo que facilita auditorías y el cumplimiento normativo.
- Rapidez: las tareas se completan más rápidamente en comparación con los procesos manuales.
Impacto de la ley Crea y Crece y la reducción de la jornada laboral
Precisamente, antes hablábamos de la Ley Crea y Crece y su peso en los procesos automatizados. El caso es que esta nueva normativa fomenta la creación y el crecimiento empresarial con un mayor control de toda la operativa. Por eso, entre otras cosas, obliga a la facturación electrónica y al uso de software para ello.
No obstante, no es la única norma que influye en la automatización de procesos en España. De manera más indirecta, la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales ya ha sido aprobada y también plantea desafíos y oportunidades. Sobre todo, en aspectos contables relativos a la gestión de los recursos humanos.
En cualquier caso y para cualquiera de las dos nuevas leyes, la automatización es una respuesta efectiva para mantener la productividad en este nuevo contexto.
Adaptación a nuevas leyes y tecnologías: tips sencillos
Al margen de trabajar con una solución eficaz, para adaptarte a estos cambios legislativos y tecnológicos también es muy útil que sigas estos tres consejos:
- Mantente informado. Sigue de cerca las actualizaciones legales y tecnológicas relevantes para el sector. Sin ir más lejos, las ya citadas Ley Crea y Crece o la ley sobre la reducción de la jornada laboral.
- Invierte en formación. Como decíamos en líneas superiores, forma y capacita a tu plantilla en las nuevas herramientas y regulaciones.
- Implementa soluciones flexibles. Escoge las tecnologías que puedan adaptarse fácilmente a cambios futuros.
easyap: la solución para la automatización financiera
En este sentido, easyap se posiciona como un aliado estratégico para empresas que quieran automatizar sus procesos financieros. Nuestra solución de facturación electrónica y digitalización contable te da la posibilidad, a grandes rasgos, de:
- Optimizar la gestión de pagos.
- Cumplir con la normativa vigente, sea cual sea tu país.
- Eliminar los errores humanos.
- Gestionar y almacenar todo en una misma plataforma que es tan escalable como segura.
O sea, que easyap te facilita el salto a la digitalización y la automatización. Te permite operar con agilidad, reducir tiempos de procesamiento de facturas y garantizar la integridad de la información financiera. Además, la automatización de los procesos contables ayuda a cumplir las leyes fiscales de cada país sin esfuerzo.
En conclusión, los procesos automatizados son esenciales para empresas que quieren mejorar su eficiencia, reducir errores y cumplir con las normativas actuales. En este tablero de juego, soluciones como las de easyap proporcionan herramientas ideales con las que afrontar estos desafíos.
Asimismo, la automatización de procesos financieros y contables agiliza tu gestión administrativa y te ofrece más seguridad y trazabilidad en la operativa diaria. Además, no solo implica reducir la carga de trabajo manual, sino también fomentar la innovación y la competitividad en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. ¿Quieres saber más? Contáctanos y te ayudamos con lo que necesites.
