Que la transformación digital está revolucionando la gestión en las empresas es una realidad que ya hemos destacado en este blog. Sobre todo, en las operaciones, ya que la factura electrónica ha pasado a ser, tanto por obligación como por devoción, una pieza clave a la hora de optimizar procesos y asegurar la integridad de las transacciones. En este contexto, la firma electrónica reconocida juega un papel fundamental. Así que hemos preparado este artículo para desgranar al completo todo lo que rodea a un término clave hoy en día: la firma digital cualificada y sus múltiples beneficios para cualquier clase de negocio.
¿Qué es la firma electrónica reconocida o cualificada?
Por eso, lo primero es asentar la definición de qué es la firma electrónica reconocida. Así mismo, es la que ofrece el mayor nivel de seguridad y autenticidad en las transacciones digitales. Según la normativa de la Unión Europea, es aquella creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y basada en un certificado cualificado de firma electrónica.
La firma electrónica reconocida según el eIDAS
Por su parte, también hay una definición oficial para la firma electrónica cualificada, que es la que se recoge en el eIDAS o Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014. Esta normativa es la relativa a la identificación electrónica de las transacciones digitales en la UE y sirve como marco común regulatorio.
Su objetivo es reforzar la transparencia y la confianza en las operaciones electrónicas en Europa, ya sea entre ciudadanos, empresas o administraciones públicas. Además, el eIDAS fija los distintos tipos de firma digital con validez legal y los requisitos principales de cada uno. Precisamente, en esta página oficial nos encontrarás como Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificados.
A nivel práctico, la firma electrónica reconocida garantiza que la identidad de la persona física o jurídica que firma es verificable. Es decir, que es jurídicamente vinculante asegurando la integridad de las facturas, para que, por ejemplo, nadie las modifique y añada un IBAN falso al emisor de la factura. Por ende, presenta una serie de características:
- Autenticidad. Verifica que quien firma el documento es realmente quien dice ser.
- Integridad. Protege el contenido del documento, asegurando que no se ha alterado tras ser firmado.
- Vinculante. Evita que el firmante pueda negar haber firmado el documento.
Concretamente, estas características hacen que sea una herramienta esencial para las transacciones que requieren alta seguridad y validez legal.
Pero, ¿hay distintos tipos de firmas electrónicas?
A su vez, en numerosas ocasiones aparecen dudas y preguntas sobre qué tipos de firmas electrónicas hay y si son todas válidas o cualificadas. En ese sentido, debes saber que existen varias reconocidas, las cuales varían en la seguridad y usabilidad que ofrecen.
Firma electrónica simple
Por un lado, hablamos de la firma electrónica simple. Esta puede ser tan básica como un escaneo de una firma manuscrita o un clic en un botón de “Aceptar” en un formulario online. Aunque es fácil de usar, ofrece el nivel más bajo de seguridad y autenticidad.
Firma electrónica avanzada
Por otro lado, la firma electrónica avanzada es más segura que la simple, ya que está vinculada de manera única al firmante y permite identificarlo. Además, cualquier cambio posterior en los datos firmados es detectable. Un ejemplo típico es el uso de una contraseña, un PIN o un token.
Firma electrónica reconocida o cualificada
La firma electrónica cualificada o reconocida es la forma más segura y cumple con los requisitos legales más estrictos. Está respaldada por un certificado emitido por una autoridad de certificación fiable y utiliza un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas.
¿Cómo obtener la firma electrónica reconocida?
El caso es que para obtener una firma electrónica reconocida debes seguir varios pasos que garantizan la autenticidad y seguridad del proceso:
- Selecciona un proveedor de servicios de certificación cualificado. En España, por ejemplo, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) es un proveedor plenamente fiable.
- Solicita y verifica tu identidad con información personal, documentos oficiales y, en algunos casos, tu presencialidad.
- Recibe tu certificado cualificado emitido por el proveedor y que asocia la identidad del firmante con una clave criptográfica específica.
A su vez, para firmar documentos con una firma digital reconocida, es necesario que utilices un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas. Estos pueden ser tarjetas inteligentes, tokens USB o software especializados como el de easyap que garantizan la seguridad del proceso de firma.
Cómo saber si la factura electrónica que tienes es la correcta
Lo que es una obviedad es que verificar la autenticidad de una factura electrónica es muy importante de cara a asegurar la integridad de las transacciones. Pero, ¿sabrías comprobar si esa factura digital es correcta? Nosotros te damos varias claves para detectarlo.
Verifica la firma electrónica
La factura debe estar firmada digitalmente con una firma electrónica reconocida. Para ello, utiliza herramientas de verificación de autoridades de certificación o un software especializado como el nuestro para comprobar la validez de la firma. Aquí te diferenciamos entre firma digital y certificado digital, ya que en ocasiones surgen dudas.
Revisa el certificado cualificado
Asegúrate que el certificado que se ha utilizado para firmar la factura es cualificado y no ha expirado. La mayoría de los proveedores de servicios de certificación ofrecen servicios online para verificar el estado de los certificados.
Confirma la integridad del documento
Emplea un software de verificación que te asegure que el contenido de la factura no ha sido alterado después de ser firmado. Recuerda que cualquier modificación posterior invalidará la firma.
Cumple la normativa
Y, sobre todo, asegúrate de que la factura electrónica cumple con la normativa vigente en tu país o región. En la Unión Europea, las facturas electrónicas deben cumplir con los estándares establecidos en la Directiva 2014/55/EU.
Beneficios de la firma electrónica cualificada en la facturación electrónica
Pero, más allá de que por obligación debas apoyarte en la facturación digital y utilizar una firma electrónica reconocida, aporta más que el aspecto legal. Hablamos de un proceso y de una herramienta con múltiples beneficios, como son:
Seguridad
La firma electrónica reconocida ofrece el más alto nivel de seguridad, asegurando que tus transacciones no sean vulnerables a fraudes fiscales o legales o a alteraciones.
Ahorro de tiempo y costes
La automatización de la facturación electrónica y el uso de firmas electrónicas reconocidas reduce el tiempo y los costes asociados con la gestión de documentos en papel.
Legalidad en cualquier ámbito
Las firmas digitales reconocidas se amoldan a leyes locales e internacionales, dando una base legal sólida a cualquier transacción.
Más eficiencia operativa
Integrar soluciones de facturación electrónica con firmas electrónicas reconocidas en los sistemas de gestión empresarial mejora la eficiencia operativa y permite un procesamiento más rápido de las facturas, sea cual sea tu negocio.
Mejora tu imagen corporativa
Implementar tecnología avanzada como la firma electrónica reconocida demuestra tu compromiso con la innovación y la seguridad, mejorando tu reputación ante clientes y socios comerciales.
De todas formas, para que lo veas más claramente, a continuación vamos a citar varios casos de éxito de la aplicación de la firma electrónica reconocida:
- En grandes empresas, es ideal para gestionar contratos, acuerdos y facturas con múltiples socios y clientes en diferentes jurisdicciones. Y es que la seguridad y el cumplimiento legal son primordiales para estas organizaciones.
- En el sector financiero, es vital para la autenticidad y seguridad de documentos financieros como préstamos, hipotecas y transacciones bancarias.
- En el sector salud, garantiza la confidencialidad y la integridad de los registros médicos y las recetas electrónicas, cumpliendo con regulaciones sobre la privacidad de datos.
- Los gobiernos y la administración pública las utilizan para asegurar la autenticidad de los documentos oficiales, simplificar procesos y proporcionar servicios públicos electrónicos seguros y eficientes.
Desafíos de implementar la firma electrónica
Sin embargo, a pesar de sus ventajas, la firma electrónica cualificada también presenta una serie de desafíos o retos. Sobre todo, desde el punto de vista empresarial:
- Costes iniciales significativos por la compra de dispositivos cualificados de creación de firmas electrónicas y la contratación de servicios de certificación.
- Adopción por parte del personal y su comprensión, que requiere tiempo y recursos.
- Compatibilidad tecnológica con los sistemas que ya existen en tu empresa como el ERP.
- Actualización y mantenimiento continuo de los certificados y dispositivos cualificados.
De todas formas, sus ventajas superan con creces (más aún pensando en el largo plazo) a estos pocos inconvenientes que te citamos.
El futuro de la firma digital reconocida y las tendencias
Y, de hecho, si hablamos de largo plazo, hay que tener en cuenta la perspectiva de la firma electrónica reconocida o cualificada. Su futuro es prometedor, con avances tecnológicos y regulaciones que continúan evolucionando para proporcionar mayor seguridad y facilidad de uso. Así mismo, las tendencias más emergentes que se incluyen son:
1. Blockchain y firma electrónica
La integración de la tecnología blockchain con firmas electrónicas reconocidas ofrece un nivel adicional de seguridad y transparencia. Por lo tanto, te permite la verificación descentralizada de las firmas y la trazabilidad de las transacciones.
2. Identidad digital
La identidad digital se está convirtiendo en un componente clave de la firma electrónica reconocida. Con ella puedes llevar a cabo una verificación más rápida y segura de la identidad del firmante mediante métodos biométricos y otros identificadores digitales.
3. Automatización e IA
La inteligencia artificial y la automatización están siendo integradas en en la facturación electrónica y en los procesos de firma electrónica. De esta forma, mejoran la eficiencia y reducen el riesgo de errores humanos en la verificación y gestión de documentos.
Así todo, a medida que más países adoptan regulaciones sobre firmas electrónicas y facturación digital, ésta se está convirtiendo en un estándar global, lo cual está facilitando el comercio internacional y la cooperación entre empresas de diferentes regiones.
Conclusión de easyap sobre esta tecnología
La firma electrónica reconocida es ya indispensable para las empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa, cumplir con las regulaciones legales y garantizar la seguridad de sus transacciones digitales. Para los directores financieros, optimiza los procesos y, al mismo tiempo, fortalece la confianza y la integridad de la compañía en el mercado.
En easyap fomentamos la transformación digital y ofrecemos soluciones personalizadas de facturación electrónica. Soluciones que incorporan las mejores prácticas en firmas electrónicas reconocidas. Solo tienes que contactar con nosotros como tú prefieras y te contaremos cómo podemos ayudar a tu empresa a implementar estas tecnologías de manera eficiente y segura.
