Lo llamamos globalización y una de sus mejores consecuencias es que las operaciones internacionales son cada vez más comunes. Al mismo tiempo, el entorno es ahora plenamente online. Por eso, la factura electrónica es una realidad y una necesidad transversal a todos los países y negocios. En este post veremos el caso de un país en concreto y que nos toca de cerca: la factura electrónica en Portugal. Como en España, es ya una herramienta imprescindible para todo el tejido empresarial. Así que esta guía está pensada para quienes quieren comprender y aplicar correctamente la facturación electrónica en sus transacciones comerciales con organizaciones del país vecino.
Historia y evolución de la factura electrónica en Portugal
Al igual que otros países desarrollados, la factura electrónica en Portugal es el documento digital que está reemplazando a la factura en papel, con la misma validez legal. Su objetivo es mejorar la eficiencia, reducir costes y asegurar la transparencia en las transacciones comerciales.
El caso es que la adopción de la factura electrónica en Portugal se ha acelerado en los últimos tiempos. ¿Cómo? Mediante la implementación del sistema SAFT Portugal (Standard Audit File for Tax purposes), que más tarde detallamos.
Su integración en el país vecino, como aquí, ha sido progresiva, pero con dos momentos destacados:
- Desde enero de 2019, la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas lusas que interactúan con el sector público.
- A partir de enero de 2021, esta obligación se extendió a las transacciones entre empresas privadas (B2B).
Así mismo, esta evolución refleja el esfuerzo continuo del gobierno portugués para digitalizar y modernizar sus procesos fiscales.
Normativa y requisitos legales
Ahora mismo, la factura electrónica facilita el cumplimiento fiscal a la par que mejora la eficiencia operativa de las empresas. Al automatizar la facturación, las empresas reducen errores, minimizan costes y aceleran los ciclos de pago. Además, la facturación electrónica contribuye a la sostenibilidad al reducir el uso de papel.
Pero, para lograr ese cumplimiento normativo hay dos términos fundamentales relativos a la facturación electrónica en Portugal que debemos desgranar
1. SAFT Portugal: estandarización y control fiscal
El SAFT Portugal es un formato estandarizado que facilita la auditoría fiscal electrónica de las empresas. Este sistema permite a la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) acceder a la información fiscal de forma eficiente y transparente. Por eso, las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de facturación electrónica sean compatibles con el SAFT.
2. ATCUD Portugal: nuevo requisito de codificación
Otro concepto clave es el ATCUD Portugal. Es un código alfanumérico único que se genera para cada documento y debe ser validado por la autoridad fiscal antes de ser incluido en la factura. Así, asegura que cada documento es único y no puede ser duplicado o alterado.
El rol de la firma electrónica en Portugal
A su vez, la firma electrónica en Portugal también es un elemento indispensable. Las empresas deben utilizar certificados digitales reconocidos para firmar electrónicamente sus facturas. Eso sí, existen varios tipos de firmas electrónicas:
- Firma electrónica simple para documentos que no requieren un alto nivel de seguridad.
- Firma electrónica avanzada para archivos o documentos que exigen una mayor certeza de autenticidad.
- Firma electrónica cualificada, que es la más segura y cumple con los requisitos de la normativa europea eIDAS. Es obligatoria para la mayoría de las transacciones, ya que procede de la mismísima UE.
Ventajas de la factura digital en Portugal
Lo que ya ha empezado a quedar claro es que la adopción de la factura electrónica en Portugal, como en otros países, ofrece múltiples beneficios. Entre las ventajas, desde easyap destacaremos:
- Abaratamiento de costes como papel, almacenamiento físico y envíos.
- Más eficiencia operativa por la automatización e hiperautomatización de procesos.
- Cumplimiento de la normativa fiscal, lo que evita sanciones de todo tipo.
- Mayor transparencia para facilitar auditorías y controles internos.
- Reducción del uso de papel y contribución a la sostenibilidad.
Incluso, en muchas organizaciones la adopción de la factura electrónica suele mejorar las relaciones comerciales, ya que facilita pagos más ágiles y eficientes.
Cómo implementar la factura electrónica en Portugal
Ahora bien, muchas veces el problema más serio llega a la hora de implementar la factura electrónica, tanto en Portugal como en cualquier otro país. En este aspecto, es vital elegir un software como el de easyap que asegure la compatibilidad con el SAFT Portugal y cumpla con todos los requisitos, incluyendo la integración de la firma electrónica y el ATCUD Portugal.
Por eso, el software de facturación electrónica debe incluir las siguientes características para cumplir con la normativa portuguesa:
- Que sea compatible con SAFT-PT para que los datos fiscales estén en el formato correcto.
- Que tenga capacidad para generar y validar el código ATCUD.
- Que permita firmar digitalmente las facturas con certificados reconocidos.
- Que facilite la creación, envío y seguimiento de facturas.
- Que garantice la protección de datos y el cumplimiento con las normativas de privacidad y la política de seguridad de la información.
Además, implementar la facturación electrónica requiere una integración cuidadosa con los sistemas existentes de la empresa. Para eso, te ofrecemos este detallado paso a paso:
- Evalúa las necesidades específicas de tu empresa.
- Configura el software con los sistemas existentes y las opciones de facturación.
- Capacita adecuadamente a los empleados en el uso del nuevo sistema.
- Haz pruebas para asegurar que el sistema funciona correctamente y que cumple con las normativas.
Ahora sí, llega el lanzamiento. Para este último paso definitivo, implementa el sistema en toda la empresa y, a partir de ahí, podrás comenzar a emitir facturas electrónicas.
Cuidado con la adaptación a cambios regulatorios
También debes tener en cuenta que la normativa sobre facturación electrónica evoluciona. Así que es importante estar al tanto de cualquier cambio regulatorio. El ejemplo más fuerte y reciente es la introducción del ATCUD en 2021, que exigió ajustes en los sistemas de facturación para incluir el nuevo código.
Comparativa con otros países europeos
Por otro lado, para las empresas que operan en Portugal o en otros países europeos, es esencial comprender las diferencias en las normativas de facturación electrónica. Así que aquí dejamos una breve comparativa sobre cómo está la facturación digital en varias naciones actualmente.
- En Alemania, la facturación electrónica se rige por la normativa ZUGFeRD y el formato Factura-X. Próximamente se extenderá a todo el país, sin importar si la transacción es B2B o B2C.
- En Francia, la facturación electrónica es obligatoria para las operaciones con el sector público y debe cumplir con el formato Factur-X. Además, se están realizando esfuerzos para extender esta obligación a las transacciones entre empresas privadas.
- Italia ha implementado un sistema de facturación electrónica obligatorio para todas las transacciones B2B y B2C. El formato utilizado es el FatturaPA, y las facturas deben ser enviadas a través del Sistema di Interscambio (SDI).
- En España, la factura electrónica es obligatoria para las transacciones con el sector público y se utiliza el formato Facturae. Además, se están dando pasos para extender esta obligatoriedad a las transacciones entre empresas privadas.
- Suecia ha adoptado la normativa PEPPOL para la facturación electrónica en el sector público, el cual facilita la interoperabilidad y el intercambio de facturas a nivel europeo.
Como ves, cada país tiene sus propios requisitos y formatos para la facturación electrónica, lo que puede complicar las operaciones transfronterizas. Sin embargo, soluciones como las de easyap están diseñadas para gestionar estas complejidades, ofreciendo soporte multilingüe y asegurando el cumplimiento con las normativas de cada país.
La relación de easyap con la factura electrónica portuguesa
En este punto es donde queremos detenernos en nosotros mismos; easyap es un proveedor líder de soluciones de facturación electrónica y nuestro software está perfectamente adaptado para cumplir con las normativas portuguesas. ¿Por qué? Por las características y ventajas específicas de nuestro software.
1. Compatibilidad total con SAFT-PT
El software de easyap está diseñado para generar y gestionar archivos SAFT-PT conforme a las especificaciones de la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Por ello, todas las transacciones fiscales se registran con total precisión y están disponibles para auditorías.
2. Generación automática de ATCUD
Nuestra solución es capaz de generar y validar automáticamente el código ATCUD para cada factura. Así, elimina procesos manuales y reduce el riesgo de errores, lo cual garantiza que todas las facturas cumplen con los requisitos de autenticidad e integridad.
3. Firma electrónica integrada
También el software de easyap incluye funcionalidades avanzadas de firma electrónica, con certificados digitales reconocidos. De esta forma, todas las facturas electrónicas emitidas son legalmente válidas y seguras, cumpliendo con las normativas de Portugal y de la UE.
4. Soporte y actualizaciones continuas
En easyap proporcionamos soporte continuo y actualizaciones regulares a nuestros clientes. Esto incluye adaptaciones a cualquier cambio regulatorio que se dé, asegurando que las empresas siempre estén al día con las normativas vigentes.
5. Soluciones personalizadas
Por último, en easyap entendemos que cada empresa es única. Por eso, ofrecemos soluciones personalizadas que se integran perfectamente con los sistemas existentes, lo cual proporciona una experiencia de facturación electrónica eficiente y sin complicaciones.
En definitiva, la factura electrónica en Portugal, además de cumplir con una obligación legal, optimiza procesos, rebaja costes y aporta transparencia. En este aspecto, easyap es un aliado estratégico con soluciones de facturación digital a medida, tanto en Portugal como en el resto del mundo. Con nosotros, puedes centrarte en crecer mientras tu facturación está en las mejores manos. Contáctanos y compruébalo tú mismo.
