Llega 2026 y Polonia cambia el modo de emitir, recibir y almacenar facturas B2B. Ahora, el Krajowy System e-Faktur (KSeF) pasa a ser el canal central obligatorio. Para los directivos financieros y CFOs de grandes grupos internacionales que operan allí o que facturan con proveedores y empresas polacas, esto implica revisar procesos, actualizar ERP, negociar cambios contractuales y garantizar trazabilidad fiscal en tiempo real. Veamos qué exige la nueva ley sobre la factura electrónica en Polonia, los plazos que debes apuntar, cómo preparar la implantación y qué impacto operativo tiene la nueva factura digital en tu compañía.
¿Qué es KSeF y por qué cambia la factura electrónica en Polonia?
Para empezar, el KSeF es donde se aglutinará la nueva facturación electrónica de Polonia. Es un sistema centralizado donde se emiten, registran y almacenan facturas estructuradas. Con él, el gobierno polaco pasa de un modelo de facturación “post-audit” a un modelo de registro que ofrece al fisco mayor trazabilidad y reduce el fraude de IVA.
Por ende, esta nueva factura electrónica aporta:
- Mejor trazabilidad del IVA. La Administración obtiene datos estructurados en tiempo casi real, lo que reduce riesgos de discrepancias en deducciones.
- Menor margen para facturas impropias. La emisión a través de KSeF limita la emisión “offline” no registrada.
- Periodos de gracia. El gobierno ha comunicado que será permisivo durante 2026 (reduciendo las sanciones por errores formales) para que las empresas se puedan ir adaptando. No obstante, no sustituye la obligación de adaptarse.
Fechas y calendario obligatorio
En cuanto a la entrada en vigor de la factura electrónica en Polonia, aquí tienes una tabla con las fechas marcadas en rojo en el calendario:
| Fecha | Qué afecta | A quién |
| 1 feb 2026 | Obligatorio KSeF (fase 1) | Grandes empresas con una facturación en 2024 superior a 200 millones de zlotys (47 millones de €, aproximadamente). |
| 1 abr 2026 | Obligatorio para la mayoría de empresas (B2B y B2G) | Resto de contribuyentes registrados en el VAT (salvo excepciones temporales). |
| 2026 (hasta 31 dic) | Periodo de gracia para sanciones / errores | El Gobierno aplica prórrogas temporales en multas por errores en facturas y en requisitos de campos bancarios. |
| 1 ene 2027 | Entrada en vigor para microempresas (deferred) | Microempresas con ventas mensuales muy bajas (exenciones temporales). |
Requisitos técnicos y legales: lo que debe controlar un CFO
A su vez, esta nueva facturación exige cumplir con unos requisitos tanto técnicos como legales:
- Formato estructurado FA(3). KSeF emplea un esquema de datos estructurados y las facturas tendrán que cumplirlo para ser registradas.
- Emisión vía KSeF. Ahora, la factura se genera y se remite al sistema para obtener un identificador y figurar en el registro oficial. Sólo así será válida.
- Registro y número KSeF. Cada factura en KSeF recibe un identificador único que debe figurar en los registros contables y conciliaciones.
- Integración ERP/FP&A. Los ERP deberán poder generar FA(3), comunicarse con KSeF y almacenar los metadatos que devuelva el sistema.
- Almacenamiento y archivo. KSeF actúa como archivo oficial, pero las obligaciones de conservación contable siguen vigentes.
- B2G y B2B. Para facturas al sector público (B2G) o a otras empresas (B2B), la obligatoriedad aplica según el calendario, mientras que los B2C quedan fuera (aunque pueden usarlo voluntariamente).
- Seguridad y accesos. Hay que aplicar una correcta gestión de certificados, roles y permisos para emisión masiva.
De todas formas, conviene estar atento a novedades legales que se vayan sucediendo. Algunos hitos posteriores (por ejemplo, exigencia de referencia de pago en transferencias) se han planificado para fases posteriores de 2026.
¿Cómo implementar esta factura electrónica en una multinacional?
A nivel práctico, te mostramos cómo implementar la factura electrónica en una multinacional que opera en Polonia. O, más bien, qué aspectos debes tener en cuenta en esa instalación.
- Governance & Project. Nombra un CFO y un equipo cross-funcional: fiscal, TI, ERP, tesorería, legal. En paralelo, crea un plan de proyecto con milestones: PoC FA(3), test KSeF, go-live por subsidiaria…
- Análisis de impacto. Analiza el inventario de flujos de facturación (B2B, B2G, intercompany), así como el volumen mensual y picos (dimensionar colas y throttling).
- ERP & Conectividad. Actualiza tu generador de facturas a FA(3), con un módulo de comunicación con KSeF (APIs o conectores) y un plan prueba en entorno sandbox del KSeF.
- Controles & Compliance. Prueba las reconciliaciones automáticas con un identificador KSeF y los procedimientos ante rechazos o correcciones.
- Tesorería y contratos. Revisa los contratos SLAs de proveedores y clientes por su impacto en los plazos de pago.
- Formación & Operativa. Forma a tus equipos y documenta el proceso y las incidencias.
¿Y a nivel técnico? Recomendaciones para el área de TI
- Elige modo de integración. Es decir, usar una API directa con KSeF o integrar un proveedor de servicios (si optas por un SaaS). Aquí, evalúa latencia, SLA y certificaciones.
- Formato FA(3). Adapta mapeos de campos (items, impuestos, referencia contrato, descuentos, impuestos separados por tipo…) al esquema FA(3).
- Tests de volumen. Haz pruebas de estrés con volúmenes pico y con errores simulados.
- Monitorización y alertas. Diseña e implementa dashboards con los que, después, puedas analizar los envíos, la aceptación y el rechazo por país y empresa subsidiaria.
- Fallbacks y excepcionalidad. Define flujos para las facturas rechazadas: reenvío corregido, emisión de notas de abono o uso de otros mecanismos permitidos por la normativa.
Riesgos más frecuentes de la factura electrónica y cómo mitigarlos
Aunque la implantación del KSeF es un proyecto técnicamente asumible, también hay riesgos operativos que pueden afectar al negocio. Por eso, los CFOs tendrían que anticipar o prevenir los siguientes problemas:
Bloqueo en la emisión de facturas por fallos de integración.
El conector entre el ERP y KSeF puede fallar e impedir la emisión de facturas o retrasar cobros.
Cómo mitigarlo: realiza pruebas de extremo a extremo en sandbox, replica picos de volumen reales y acuerda con el proveedor un plan de contingencia. Un equipo técnico de guardia en las primeras semanas también acorta tiempos de respuesta.
Rechazos por errores en el esquema FA(3)
Muchas empresas subestiman la complejidad de mapear bien su información al formato FA(3). Un solo campo mal estructurado provoca rechazos sistemáticos.
Cómo mitigarlo: implementa un validador previo en el ERP o en la plataforma de facturación. Así, los errores se detectan antes de enviar la factura a KSeF. Además, documentar “patrones de error” acelera la resolución de incidencias.
Conflictos operativos con clientes que siguen pidiendo PDF
En muchos sectores todavía hay clientes que, por hábito o por sistemas antiguos, quieren seguir recibiendo un PDF contable. En 2026 ese PDF se podrá enviar como copia, pero no sustituye a la factura registrada en KSeF, lo que puede dar lugar a malentendidos y retrasos en pagos.
Cómo mitigarlo: revisa contratos y comunica por adelantado cómo quedará el proceso a partir de la obligatoriedad. Lo ideal es enviar el PDF informativo junto con el identificador KSeF para facilitar su registro interno.
Problemas de conciliación bancaria
La obligatoriedad de incluir identificadores en pagos y facturas puede generar descuadres, especialmente si tesorería y contabilidad no se sincronizan.
Cómo mitigarlo: revisa muy bien la configuración de referencias de pago en los sistemas bancarios y asegurate de que coinciden con los campos que exige KSeF. Automatizar la conciliación minimiza errores y reduce el impacto en cierre contable.
Dependencia excesiva del proveedor o del equipo técnico local
En multinacionales es común que la subsidiaria polaca dependa de TI central para cualquier ajuste. Esto puede convertirse en un cuello de botella con los cambios legales o actualizaciones de esquema.
Cómo mitigarlo: define responsabilidades entre TI local y TI corporativo e incluye en el contrato con el proveedor compromisos de actualización continua del esquema FA(3) y de los endpoints KSeF.
easyap en la gestión de la factura electrónica en Polonia
Como plataforma para automatizar procesos financieros y experta en e-invoicing multinacional, easyap te permite integrar de forma sencilla y segura tu sistema de facturación con KSeF, respetando tus flujos internos y sin esfuerzo técnico de tus equipos. Con easyap puedes, entre otras cosas:
- Emitir y recibir facturas electrónicas FA(3) sin modificar tu ERP.
- Conectarte directamente con KSeF mediante APIs certificadas y monitorizar en tiempo real el estado de cada factura.
- Aplicar validaciones automáticas para evitar rechazos, errores de formato o incidencias en plazos.
- Mantener un archivo histórico centralizado, accesible para auditorías y conciliaciones.
- Gestionar grandes volúmenes de facturación sin cuellos de botella y con trazabilidad plena.
- Integrar en un mismo portal,todos los países y normativas de e-invoicing donde operas.
En resumen, la factura electrónica en Polonia, obligatoria ya en 2026, marca un antes y un después. Aunque la transición puede parecer compleja, es una oportunidad para automatizar procesos, reducir costes y elevar el control fiscal. Con easyap, las compañías afrontan el cambio con seguridad, rapidez y sin impactos disruptivos en sus sistemas. Contacta con nosotros y trabajemos en una implantación segura, escalable y adaptada a tu operativa.
