A partir del 1 de enero de 2026 en Portugal todas las facturas electrónicas tendrán una firma electrónica cualificada o un sello cualificado. Es una obligación legal que marca un antes y un después en la fiabilidad, la trazabilidad y la validez de facturas y documentos fiscales. Para un CFO que opera en el país luso, esta exigencia impacta en procesos internos, integraciones, seguridad documental, auditorías…. Es decir: en todo el negocio. Así que dada su importancia, en easyap explicamos qué cambia en 2026, qué es el ATCUD, cómo se implementa esta firma electrónica cualificada y los riesgos a evitar en esta transición regulatoria.
¿Qué cambia en 2026? Resumen para CFOs
Lo primero que hay que saber de la nueva regulación sobre facturación electrónica en Portugal y la firma digital es su aplicación y a quién afecta::
1. Obligación legal
- Desde el 1 de enero de 2026, todas las facturas tendrán que incluir una firma electrónica o un sello electrónico cualificado.
- Hasta el 31 de diciembre de 2025, las facturas en PDF sin firma siguen siendo válidas.
- La medida garantiza la autenticidad e integridad de los documentos fiscales.
2. Ámbito de aplicación
La obligación abarca:
- Facturación B2B.
- Facturación B2C.
- Facturación a la Administración (B2G).
- Documentos fiscales importantes que circulan en PDF (notas de crédito y de débito, recibos, etc.)
Todo esto no cambia nada con respecto a los dos elementos obligatorios que ya habían aparecido por exigencia legal en las facturas electrónicas. Estos son:
- Código ATCUD, que es el Identificador Único de Documento, como explicaremos más adelante.
- Código QR verificable.
Ambos seguirán siendo necesarios y ahora convivirán con la firma o sello cualificado.
Conceptos clave para entender la firma digital en Portugal
Para ser más precisos, vamos a analizar los tres aspectos más importantes de esta nueva normativa.
Firma electrónica cualificada
Es la forma más avanzada de firma digital, reconocida por eIDAS, creada mediante un certificado digital cualificado emitido por un prestador acreditado. Su valor legal es equivalente a una firma manuscrita.
Sello electrónico cualificado
Identifica a la empresa (no a la persona física). Es ideal para procesos automatizados de facturación masiva y garantiza la integridad y la autoría del documento.
ATCUD
Es el Identificador Único de Documento, que ya era obligatorio para todas las facturas y documentos fiscalmente importantes. Ahora, se debe generar desde un software certificado, y cada documento exige uno único por serie.
Todo este marco legal se recoge en la Lei n.º 45-A/2024. Aun así, la Autoridade Tributária suele publicar matices técnicos, por lo que conviene seguir las comunicaciones oficiales.
Impacto operativo real: lo que cambiará en tu empresa
Por todo lo anterior, la transición hacia la firma digital obligatoria en Portugal conlleva cambios internos fundamentales. Para las compañías que no han iniciado el proceso, la adaptación tendrá que ser inmediata. Por eso, hay que tener en cuenta estos cuatro aspectos:
1. Facturación
Tu sistema debe:
- Generar facturas con ATCUD.
- Aplicar firma electrónica cualificada o sello cualificado.
- Integrarse con tu ERP o TPV.
- Integrarse con el proveedor del certificado cualificado.
- Tener SLA estrictos para la firma en la nube, con:
- HSM (Hardware Security Module).
- Auditoría de cada operación.
- Control de revocaciones.
- Sellado de tiempo fiable.
2. Certificados y custodia
- El certificado debe ser emitido por un prestador acreditado bajo eIDAS.
- Puede ser:
- De personas físicas (firma cualificada).
- De entidades (sello cualificado).
- La custodia de claves debe estar en HSM o proveedores en la nube certificados.
- No almacenes claves en equipos locales sin control y sin cifrado.
3. Control interno y auditoría
- Registro íntegro de todas las firmas aplicadas.
- Logs de auditoría exportables.
- Evidencias de firma (visible u oculta).
- Sistema de conservación que garantice inmutabilidad.
- Retención documental compatible con la normativa portuguesa.
4. Costes y gobernanza
El cumplimiento de todos estos aspectos, al mismo tiempo, supone los siguientes costes y acciones:
- Generar certificados cualificados.
- Costes por sello o firma.
- Costes de integrar un ERP y un módulo de facturación.
- Costes de custodia HSM.
- Formación y actualización de procesos.
- Asignar roles:
- Responsable de cumplimiento fiscal.
- Responsable técnico (IT/Infraestructura).
Ejemplo de lo que implica la firma digital obligatoria
Para entender mejor cómo cumplir con la firma digital obligatoria en Portugal, veamos un caso de uso:
Empresa: Lusitania S.L. (manufactura)
- Sede: España.
- Filial: Portugal.
- Volumen: 45.000 facturas al año.
Solución adoptada
- El ERP corporativo incorpora un módulo local portugués.
- El sistema solicita automáticamente un sello cualificado mediante API a un proveedor cloud certificado.
- La factura se genera en XML-PT/CIUS-PT, se añade el ATCUD, se crea el QR, y solo entonces se aplica el sello en el servidor.
Resultado
- Las facturas se emiten con sello cualificado y son completamente válidas desde el 1/1/2026.
- Se facilitan las auditorías completas de toda la facturación.
- Se reduce todo el riesgo operativo.
Requisitos técnicos mínimos que debe cumplir tu software de facturación
Por ende, y en un contexto donde la factura electrónica en Portugal ya vemos que está altamente regulada, tu solución tecnológica tiene que soportar:
- Generación automática de ATCUD.
- Firma electrónica cualificada o sello cualificado.
- Custodia y rotación de claves en HSM.
- APIs para integración con ERP y sistemas de back-office.
- Capacidad de firma en lote y en tiempo real.
- Exportación de logs y evidencias para auditoría.
- Compatibilidad con CIUS-PT, PDF firmado y QR.
Riesgos para tu negocio si no te adaptas a tiempo
Lo preocupante y peligroso de quedarte fuera de la normativa en enero de 2026 es que te expones a ciertos riesgos:
- Sanciones por emitir documentos no conformes a la nueva disposición legal.
- Pérdida de valor probatorio ante litigios con proveedores o en auditorías.
- Errores operativos al tener que rehacer lotes completos de facturas.
- Bloqueo en sistemas ERP si no hay una buena integración para la firma automática.
- Sobrecostes por tener que ejecutar soluciones de emergencia o por tener que trabajar con proveedores no previstos.
Buenas prácticas para una implementación segura
Igualmente, te vamos a desvelar buenas prácticas para cumplir con la firma digital obligatoria en Portugal:
- Usa un sello cualificado para facturación masiva.
- Usa la firma cualificada en facturas sensibles o de alto valor.
- Trabaja siempre con HSM o con servicios cloud certificados.
- Audita periódicamente la trazabilidad de firmas y ATCUD.
- Haz un piloto por series antes de la puesta en producción.
- Establece una política estricta de recuperación y reemisión de facturas.
Para que lo tengas todo más claro y en un formato visual unificado, aquí tienes una tabla con riesgos, buenas prácticas… y cómo easyap te ayuda a cumplir con la firma digital obligatoria si operas en Portugal.
| Riesgo | Buena práctica | Qué aporta easyap |
| Facturas no válidas y sanciones | Usar siempre sello o firma cualificada | Firma / sello integrado con ATCUD automático |
| Paralización operativa | Automatizar la firma y validación | Motor de firma en lote y en tiempo real |
| Falta de trazabilidad | Uso de logs, timestamps y conservación legal | Portal de auditoría y custodia segura |
| Riesgo de fraude o manipulación | Custodia en HSM y cifrado | HSM cloud certificado eIDAS |
| Costes urgentes de última hora | Planificar piloto por series | Onboarding guiado + soporte experto |
Por qué easyap es la mejor opción para cumplir con la factura digital
Adoptar la firma digital obligatoria en Portugal afecta a la arquitectura tecnológica, al cumplimiento fiscal y a los procesos financieros de toda la organización. En este escenario, easyap es el partner ideal para empresas que operan en Portugal.
Nuestra plataforma de facturación electrónica está preparada para gestionar ATCUD, QR, firma electrónica y sello cualificado, y conservación legal desde un entorno centralizado. Así, mantienes los flujos financieros sin interrumpir tu ERP.
En concreto, easyap automatiza la firma mediante API segura, con custodia en HSM, sellado de tiempo y auditoría completa. Así, garantiza el cumplimiento normativo luso y elimina tareas manuales, previene errores, reduce costes y ofrece trazabilidad para auditorías.
Además, combinamos experiencia técnica y conocimiento fiscal, lo que hace que la implantación sea guiada, rápida y sin riesgos. Para un CFO, esto se traduce en menor complejidad, menor exposición a sanciones y una transición fluida hacia la obligatoriedad de 2026. Contáctanos y te lo demostramos.
