La globalización ha abierto un sinfín de oportunidades para las empresas españolas que quieren expandirse en mercados internacionales. Sin embargo, la facturación electrónica a clientes extranjeros puede ser todo un desafío. Más aún, si no conoces las normativas fiscales que tienes que cumplir o si no cuentas con un sistema eficiente. En ese caso, este artículo es perfecto. En las próximas líneas te contamos todo lo que necesitas saber sobre cómo facturar a extranjeros y te demostramos por qué y cómo herramientas como easyap te simplifican el proceso.
Si quieres hacer una factura a una empresa extranjera, debes seguir ciertos pasos. Primero, debes recopilar los datos del cliente (tales como el nombre o razón social, domicilio y número de identificación fiscal) y luego emite la factura usando el sistema de facturación electrónica. Siempre deberás indicar la moneda extranjera y marcar la operación como exportación. Chequea absolutamente todos los datos y numeración para no incluir nada erróneo.
¿Qué implica facturar al exterior?
Antes de nada, facturar al exterior significa emitir documentos legales que respalden transacciones de bienes o servicios hacia clientes en otros países, según las normativas locales e internacionales. Eso sí, este proceso presenta diferencias en la gestión del IVA, adaptaciones a formatos de facturas internacionales y, en muchos casos, uso de divisas distintas.
Por lo tanto y para cumplir fiscalmente, hay que ceñirse tanto a las regulaciones vigentes en España como a las propias del país de destino. En nuestro ordenamiento, hay dos normativas principales que dibujan el marco jurídico para estas operaciones:
- Ley del IVA (Ley 37/1992, artículos 69 y siguientes)
- Reglamento de facturación (recogido en el Real Decreto 1619/2012).
¿Todas las empresas españolas pueden facturar a extranjeros?
A su vez, otra pregunta común y relativa a cómo facturar a extranjeros es si cualquier organización puede hacerlo. La respuesta es clara: sí, cualquier empresa legalmente constituida en España puede facturar a clientes internacionales.
Sin embargo, para ello es imprescindible cumplir con tres requisitos:
- Tener un NIF intracomunitario. Las empresas que facturen a clientes dentro de la Unión Europea deben solicitar este número a través del censo de operadores intracomunitarios.
- Cumplir con el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). El ROI garantiza la legalidad de las transacciones en el ámbito europeo.
- Contar con sistemas adaptados a una factura internacional. Facturar al exterior requiere herramientas que gestionen divisas, formatos específicos y el cálculo correcto del IVA.
Aquí cabe destacar que tanto el trámite para conseguir el NIF intracomunitario como conocer lo que fija el ROI se llevan a cabo en la Agencia Tributaria (AEAT). Para el tercer punto, siempre puedes apoyarte en easyap. Más adelante te lo explicaremos.
¿Cómo hacer una factura a una empresa extranjera?
Con todo lo anterior aclarado, es momento de saber cómo hacer una factura a un cliente extranjero. Ésta comienza el proceso de emisión de facturas internacionales. Éste consta de un paso a paso, aunque hay alguna diferencia en función de si el cliente extranjero pertenece a un país de la UE o si es extracomunitario:
1- Recoge la información del cliente
- Clientes de la UE. Verifica su NIF intracomunitario en el sistema VIES.
- Clientes extracomunitarios. Asegúrate de que sus datos fiscales son válidos según su jurisdicción.
2- Determina el tratamiento del IVA
- Operaciones intracomunitarias. Si ambas empresas tenéis el NIF intracomunitario, no se aplica el IVA (se autoliquida en el destino).
- Operaciones extracomunitarias. Generalmente, estas operaciones están exentas de IVA, pero pueden estar sujetas a aranceles o impuestos locales en el país receptor. Por lo tanto, comprueba este aspecto.
3- Crea la factura
Así como las facturas en España deben contener unos datos de facturación por ley, con los clientes extranjeros también deben incluir lo siguiente:
- Datos completos de ambas partes (empresa emisora y cliente).
- Número de identificación fiscal (NIF).
- Descripción detallada de los bienes o servicios de la operación.
- Divisa utilizada, tipo de cambio (si aplica) y un desglose de impuestos.
- Mención expresa de la normativa aplicable, como “Operación intracomunitaria exenta según la Ley 37/1992, artículo 25”.
4- Envía la factura
Por último, llega el momento del envío, ya sea por medios tradicionales o electrónicos. No obstante, cada vez es más común el uso de software de facturación electrónica, tanto aquí como en el resto del mundo. Esta vía garantiza la trazabilidad y el cumplimiento normativo. Y no solo eso, sino que en muchos países como España ya es obligatorio por ley (o lo será próximamente)
¿Debo cobrar IVA a un cliente extranjero?
También, y aunque lo hemos mencionado antes, es importante saber si las operaciones con extranjeros llevan IVA o no. El tratamiento fiscal depende del destino y, nuevamente, difiere si es dentro de la UE o fuera:
- Dentro de la Unión Europea. La transacción está exenta de IVA si ambas partes tienen NIF intracomunitario. Si el cliente no lo tiene, se aplica el IVA español.
- Fuera de la Unión Europea. Las exportaciones están exentas de IVA según la normativa española. Eso sí, pueden aplicarse aranceles e impuestos locales en el país del cliente.
¿Por qué es tan importante gestionar correctamente la facturación a extranjeros?
Lo que está demostrado es que la tecnología en este ámbito también es una aliada estratégica. De hecho, tener un sistema eficiente para tu facturación electrónica te ayuda a cumplir con la normativa, lo cual tiene ventajas como estas:
- Cumplimiento legal garantizado. Evitas sanciones por errores en la gestión del IVA o por incumplir leyes internacionales.
- Mejora en la relación con clientes. La claridad y la precisión en las facturas dan confianza y fidelizan a los clientes internacionales.
- Optimización de procesos financieros. Automatizar la facturación te permite dedicar más tiempo y recursos a actividades de mayor valor estratégico.
- Acceso a nuevos mercados. Tener un sistema que gestione múltiples divisas y regulaciones te facilita la entrada a mercados extranjeros.
Retos comunes al facturar al exterior
Como entenderás, la facturación a clientes extranjeros tiene dificultades y riesgos. En easyap lo sabemos por nuestra experiencia con empresas de todo el mundo. Por eso, diríamos que hay retos comunes a la hora de facturar servicios prestados en España a una empresa extranjera. Principalmente:
- Errores en la gestión del IVA. Aplicar o no el IVA de forma incorrecta puede ocasionar sanciones diversas.
- Desconocimiento de normativas locales. Cada país tiene requisitos propios y concretos en cuanto a formato y contenido de las facturas.
- Problemas de idioma o divisa. Emitir facturas en idiomas que no comprende el cliente o sin considerar el tipo de cambio actual suele dar problemas operativos.
Los 8 beneficios de easyap para simplificar la facturación internacional
En este escenario, una solución avanzada como las que diseñamos en easyap es una gran solución. Nuestros sistemas están desarrollados para empresas que buscan una gestión eficiente y segura de sus operaciones internacionales. Así mismo, aportamos beneficios tan interesantes como estos ocho.
1. Cumplimiento fiscal garantizado
En easyap tenemos en cuenta las normativas de la Ley del IVA y el Reglamento de Facturación. Por ende, las facturas cumplen con la legislación, tanto en España como en el extranjero.
2. Gestión avanzada de divisas
Puedes emitir tus facturas en cualquier moneda, hacer conversiones automáticas al euro y ajustar los tipos de cambio según el mercado.
3. Automatización del IVA
Nuestro software calcula automáticamente si corresponde aplicar IVA o no, según la ubicación del cliente y el tipo de operación.
4. Adaptación a normativas internacionales
El sistema incluye formatos de facturación específicos tanto para la UE como para países extracomunitarios. De esta manera, corres menos riesgos legales.
5. Interfaz intuitiva e integración ERP
El nuestro es un software intuitivo y fácil de usar. Además, se integra de maravilla con sistemas de gestión empresarial de todo tipo.
6. Auditoría y trazabilidad
La solución de easyap te proporciona un historial detallado de todas las facturas que emitas. Toda una ventaja de cara a auditorías.
7. Menos errores humanos
La automatización evita errores comunes, como datos incompletos o cálculos incorrectos de impuestos.
8. Soporte especializado
Te ofrecemos asistencia personalizada para ayudarte a resolver cualquier incidencia en tiempo real.
Saber cómo hacer una factura a una empresa extranjera es importante. En definitiva, con nosotros las empresas simplifican la gestión de facturar en España a los clientes extranjeros y refuerzan su presencia en mercados globales. Contáctanos y descubre cómo easyap optimiza este proceso y te asegura el éxito en el extranjero.
