La alta regulación y la globalización han convertido la factura electrónica personalizada en un requisito estratégico. Para un CFO de una gran compañía multinacional, poder emitir y recibir facturas electrónicas adaptadas a múltiples formatos, normativas y necesidades reduce errores y costes operativos. También protege a nivel fiscal y mejora la experiencia del cliente y del proveedor. ¿Cómo? En este artículo vemos por qué la personalización en facturación a escala es crítica, cómo lo resuelve una plataforma como easyap y cuándo conviene elegir nuestra solución. Es más, te damos ejemplos y una comparativa para evaluar proveedores.
¿Por qué las facturas electrónicas personalizadas están ganando tanta importancia en las grandes empresas?
La mayoría de las grandes empresas que conocemos operan en muchos países o industrias y con distintos requisitos, idiomas, divisas y formatos. Por eso, para ellos la factura electrónica personalizada es una herramienta fundamental, ya que:
- Cumple normas locales (sello electrónico, formatos estructurados, campos fiscales obligatorios…).
- Da consistencia contable al mapear campos entre el ERP y el formato de salida.
- Permite mostrar información comercial o contractual específica por cada cliente (centro de coste, orden de compra, líneas de negocio).
- Optimiza los procesos de conciliación y pago con metadatos estructurados (IBAN, códigos SWIFT, impuestos por línea…).
- Reduce rechazos y retrabajos, ya que los formatos son correctos, y hay menos devoluciones y mejores KPI de AP/AR.
Beneficios de una factura electrónica personalizada para CFOs
Por ende, las facturas electrónicas personalizadas a nivel financiero generan beneficios muy interesantes. Sin ir más lejos, los CFO y los equipos financieros, disfrutan de::
- Conformidad fiscal y menor riesgo en relación a Verifactu (AEAT) u otras normativas.
- Escalabilidad operativa con la posibilidad de emitir millones de facturas con reglas por país o cliente.
- Integración con los ERP más populares del mercado, evitando además la doble entrada y asegurando asientos contables automáticos con precisión.
- Mayor trazabilidad de cada documento y flujo, lo que es ideal para las auditorías internas y externas.
- Mejora en cash flow, puesto que las facturas con datos estructurados facilitan pagos más rápidos.
- Disminución del coste por factura.
- Reporting y control interno con metadatos personalizados que mejoran la calidad de la información financiera.
- Reducción de DSO (días de ventas pendientes).
¿Cómo aborda easyap la factura electrónica personalizada?
En este sentido, easyap ofrece una plataforma cloud para la emisión y recepción de facturas electrónicas que se centra en aportar interoperabilidad con ERPs y formatos personalizados. Formatos que evalúa y valora previamente.
En concreto, entre sus puntos más destacables, llaman la atención estos:
- Portal de emisión y recepción, y gestión centralizada de formatos electrónicos y PDF firmados.
- Capacidad de adaptar formatos (con valoración previa) y múltiples canales de entrega (portal, email, FTP, carga en portales específicos…).
- Integración con ERPs para extraer facturas desde el ERP y devolver asientos contables.
- Automatización del AP (Accounts Payable o portal de proveedores) que acelera la recepción, validación y contabilización automática.
- Automatización contable gracias a la inyección de asientos con alta precisión, lo que reduce tareas manuales.
No obstante, para un CFO la pregunta es: ¿funcionará con mi ERP concreto y en mis procesos? A continuación, mostramos una tabla con integraciones de easyap con los ERP más potentes del mercado y qué aporta la personalización en cada caso.
| ERP | Conexión típica | Qué permite la personalización? | Ejemplo |
| SAP (ECC/S/4HANA) | Interfaces estándar + adaptadores | Mapear campos fiscales por país, generar XML/UBL adaptado | Enviar facturas a cliente público en formato nacional requerido sin tocar el ERP. |
| Oracle (E-Business / Fusion) | APIs / ficheros | Inyectar asientos contables con centro de coste y proyecto | Asiento automático por proyecto tras validación en easyap. |
| Microsoft Dynamics 365 | Conectores y API | Soporte multimoneda y reglas por entidad legal | Diferenciar reglas por entidad legal en distintas regiones. |
| Sage / Otros ERPs | FTP, Web Services, adaptadores | Formatos personalizados para grandes compradores | Exportación de facturas en formato que exige cliente grande. |
Casos de uso concretos de la factura digital personalizada
De hecho, para ser prácticos, vamos a ver dos ejemplos concretos para entender cómo o en qué ayuda la factura electrónica personalizada de easyap.
Compañía industrial multinacional con centros en ES, FR y BR.
Problema: cada país exige distintos campos y formatos. Además, el cliente “X” exige el formato UBL 2.1 con campos adicionales.
Solución: easyap configura reglas por país y por cliente. Así, transforma facturas extraídas del ERP a los formatos exigidos y devuelve la contabilización al ERP.
Resultado: minimización de los rechazos en envíos a clientes B2B.
Holding con muchas filiales y reporting consolidado
Problema: es complejo consolidar los distintos centros de coste y hay proyectos con varios errores manuales en la contabilización entre filiales.
Solución: se personaliza la plantilla de la factura para poder incluir etiquetas de consolidación y automatizar los asientos de las distintas filiales.
Resultado: hay una consolidación de los distintos centros de coste, así como una reducción drástica de fallos humanos.
Proveedor que factura a grandes compradores con portales propietarios
Problema: cada gran comprador exige un formato y un canal diferente (portales A, B, C).
Solución: easyap entrega simultáneamente factura electrónica + PDF firmado por múltiples canales (email seguro, FTP, carga directa).
Resultado: se acorta el tiempo de entrega y se producen menos errores.
¿Cómo elegir la mejor solución para crear facturas electrónicas a medida?
Por lo comentado en el punto anterior, antes de elegir una solución, prueba y pide demos y referencias y hazte las siguientes preguntas:
- ¿Soporta los formatos electrónicos que requieren tus clientes y las administraciones?
- ¿Puede entregar por los canales que tus compradores exigen (portal, sistema EDI, email…)?
- ¿Te ofrece una integración estándar con tu ERP o habrá que hacer un desarrollo a medida?
- ¿Qué SLAs ofrecen para cambios de formato y actualizaciones regulatorias?
- ¿Cómo gestionan la trazabilidad y el archivado para auditorías?
- ¿Cuál es el coste total (licencia, integraciones, mantenimiento, adaptaciones…)?
- ¿Qué referencias tienen en empresas similares por tamaño o sector?
- ¿Incluyen soporte y formación?
Además, a nivel práctico, te recomendamos:
- Empieza por un POC. Elige 1 país, 1 línea de negocio y un 1 ERP y valida en ellos la emisión y recepción, así como la contabilización automática y el reporting.
- Define reglas de negocio por entidad legal. Documenta los campos obligatorios, las validaciones y las excepciones.
- Plan de rollback. Mantén un proceso manual en paralelo durante la fase inicial hasta estabilizar los KPIs.
- KPIs. Justamente, mide aspectos como la tasa de rechazo, el tiempo medio de contabilización, el coste por factura y el ahorro esperado.
Y, por supuesto, continúa con un plan de seguimiento y revísalo periódicamente.
¿Por qué pensar en easyap para factura electrónica personalizada?
Por lo visto hasta ahora, para las grandes empresas que necesitan emitir y recibir facturas en varios países, con integraciones ERP complejas y requisitos de personalización por cliente, easyap ofrece una propuesta muy potente:
- Portal centralizado.
- Capacidad de trabajar con formatos personalizados.
- Múltiples canales.
- Experiencia en automatización del AP.
- Reducción de errores.
- Mejora del flujo de caja.
- Cumplimiento regulatorio en diversos países e industrias.
En definitiva, la factura electrónica personalizada es un catalizador de eficiencia, control y escalabilidad para toda gran empresa. Con easyap, esa personalización será realmente operativa, integrable y sostenible en el tiempo. Así que si buscas adaptar tus procesos cuanto antes y a lo que pide el mercado actual, contáctanos.
