Factura electrónica en Bélgica para 2026: ¿Cómo prepararte?

Llega 2026 y hay un importante país europeo que da un salto decisivo hacia la digitalización. La factura electrónica en Bélgica para B2B pasa a ser la forma de facturación obligatoria por defecto. Para un CFO de una gran compañía que opera en varios países, esto supone mucho más que un cambio legal, ya que impacta en procesos, ERP, cumplimiento de IVA, controles internos y en la interoperabilidad con otros países de la UE. En este artículo conocerás qué exige exactamente la norma, cuales son sus principales riesgos y desafíos técnicos, ejemplos y casos reales y varias soluciones y respuestas para que tu equipo financiero esté preparado.

¿Qué cambia exactamente en la factura electrónica de Bélgica en 2026?

Para empezar, los cambios que trae la factura electrónica en Bélgica son estos:

• ¿Entrada en vigor? 1 de enero de 2026.
• ¿Ámbito? Todas las empresas establecidas en Bélgica y registradas a efectos de IVA tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas en operaciones B2B. Las B2C quedan fuera por ahora.
• ¿Formato y estándar técnico? El formato recomendado y obligatorio será Peppol (Peppol BIS 3.0) y las facturas tendrán que cumplir la especificación europea EN 16931. En la práctica, Bélgica ha optado por este modelo para garantizar la interoperabilidad. 
• ¿Qué no sirve? A partir de ahora, no será válido que envíes un PDF por correo electrónico o una factura “imagen”. Se exige una factura estructurada que permita procesamiento automático (XML/UBL/Peppol).

Impacto práctico para empresas españolas (CFOs y direcciones financieras)

El caso es que la nueva facturación electrónica belga conlleva cambios para empresas tanto nacionales como internacionales. Entre ellas, por supuesto, las españolas que ya operan en la nación del BENELUX, o que tienen previsto hacerlo próximamente. 

Por un lado, los riesgos inmediatos para las compañías y negocios que no se adapten son:

• Rechazo de facturas emitidas a/desde filiales en Bélgica.
• Sanciones fiscales. 
• Problemas de recuperación de IVA por errores de formato o por datos incompletos.
• Aumento de costes operativos si las facturas se gestionan de forma no automatizada.

De todas maneras, también es un momento ideal para automatizar procesos, reducir costes por procesamiento manual y aprovechar mejoras en control y trazabilidad del IVA.

Requisitos técnicos clave que hay que cubrir ya

Por ende, la nueva legislación belga exige cumplir con varios requisitos técnicos, como son:

• Soporte Peppol BIS 3.0 / EN 16931. Operar con un sistema capaz de generar y consumir Peppol BIS 3.0 (o convertir tu ERP a este estándar si usa otro esquema). 
• Canal de transmisión interoperable. Tener acceso a un Access Point Peppol o integrar el ERP con un proveedor que lo ofrezca.
• Validaciones previas a envío. Comprobar los campos obligatorios (NIF/VAT, códigos de IVA, total por tipo de IVA, redondeo por total, etc.). Además, Bélgica introduce reglas de redondeo específicas (nivel total por tipo de IVA).
• Recepción automática y conciliación. Ser capaz de incorporar e-invoices en tu ERP y conciliarlas automáticamente con pedidos, albaranes y contratos. 
• Auditoría y almacenamiento conforme. Que el archivo electrónico del sistema sea trazable y conserve la información conforme a la normativa de IVA y contabilidad.

Principales desafíos para la interoperabilidad con otros sistemas europeos

A su vez, aunque la iniciativa ViDA y el estándar EN 16931 quieren armonizar la interoperabilidad entre países europeos, en la práctica hay varios puntos conflictivos:

• Muchas redes y gateways. Peppol no es el único canal en Europa; algunos países usan gateways nacionales que deben interoperar. La traducción entre redes causa pérdidas de datos o transformaciones no deseadas. 
• Variantes nacionales en el uso del estándar. Aunque EN 16931 define la estructura, los Estados miembros añaden requisitos locales (campos obligatorios, reglas de redondeo, codificaciones..). Esto exige reglas de mapping y validación por país.
• Codificación de impuestos y tratamiento IVA. Las diferencias en cómo se codifican tipos de IVA o exenciones obligan a normalizar códigos entre sistemas.
• Sincronización de catálogos, identificadores y NIF/VAT. Una misma entidad puede operar con distintos identificadores (sucursales, VAT intracomunitario…), lo que complica el enrutado y la validación automática.
• Latencia y gobernanza de redes privadas. Si una empresa usa un proveedor que no ofrece conectividad directa con Peppol o Mercurius (propio de Bélgica), necesita un gateway que convierta y enrute.

Por ejemplo, imagina una empresa de servicios SaaS que factura desde España a clientes extranjeros (en este caso belgas). 

• Situación: facturación en masa desde una plataforma SaaS y con facturas recurrentes.
• Problema: su volumen es alto y hay riesgo de rechazos por fallos en los datos fiscales (VAT intracomunitario).
• Solución práctica: una integración directa con un proveedor que ofrezca validación de NIF/VAT en tiempo real, mapping automático a Peppol y logging para auditoría. 

Comparativa rápida de opciones para cumplir (ventajas / inconvenientes)

Tras ver cómo puede impactar esta nueva aplicación legal en la facturación electrónica en Bélgica, veamos varias opciones para cumplir: 

Opción	Ventajas	Inconvenientes	Mejor para
Conector nativo Peppol en tu ERP	Integración directa, menor latencia	Coste y tiempo de desarrollo, dependencia del vendor ERP	Grandes empresas con ERP centralizado
Middleware / E-invoicing hub (SaaS)	Flexibilidad, actualizaciones regulatorias gestionadas por proveedor	Coste recurrente, dependencia externa	Multinacionales con varios ERPs
Access Point propio (implementar Access Point Peppol)	Control total de enrutado y seguridad	Requiere certificación Peppol y capacidad operativa	Grandes grupos con volumen masivo
Proveedores locales / conversion gateways	Rápida puesta en marcha para ciertos países	Riesgo de incompatibilidades y transformaciones	PYMEs con alcance limitado o rollouts rápidos

¿Dónde encaja easyap en la facturación electrónica belga?

Y ya que hemos hablado de soluciones, vamos a destacar easyap. En concreto, porque te ofrece lo siguiente, si vas a operar en Bélgica el próximo año:

• Conectividad Peppol y multi-canal. easyap se conecta con redes de facturación estructurada (como Peppol) y, si es necesario, con gateways para Mercurius y otras redes nacionales. Así, reduce el tiempo de integración y el riesgo de conversión entre redes.
• Validación y mapeo por país. Las validaciones previas al envío que puedes llevar a cabo con easyap (campos obligatorios, códigos IVA, reglas de redondeo específicas de Bélgica) minimizan rechazos y sanciones.
• Integración con ERP para procesos de AP/AR. La solución se adapta a los ERP más populares y potentes del mercado (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics..) y cuenta con APIs para automatizar la carga y la conciliación.
• Panel de control y reporting fiscal. easyap te ofrece trazabilidad de cada factura (estado, ruta, errores…) y un reporting preparado para futuras obligaciones de e-reporting o ViDA.

Por lo tanto, easyap reduce el coste de proyecto y plazos porque evita un desarrollo complejo en el ERP. Además, el acceso está gestionado, lo que es ideal si no quieres certificar y operar tu propio Access Point. Y sobre todo, hay menos riesgo de “transformaciones” porque la solución trabaja con mapping por país y apoyándose en pruebas de interoperabilidad.

Checklist para cumplir con la factura electrónica B2B en Bélgica en 2026

Aparte y para concluir, te dejamos un checklist operativo para llegar bien a 2026 si ya estás operando o vas a operar en Bélgica:

1. Audita el número de facturas B2B que hay desde o hacia Bélgica y qué sistemas las generan.
2. Comprueba si tu o tus ERPs y tus sistemas de facturación soportan Peppol y EN16931 nativamente.
3. Si no, diseña un plan de integración de un sistema que sí lo haga, como el de easyap: middleware, proveedor Access Point o proveedor SaaS con conectividad Peppol.
4. Implementa las validaciones de negocio (VAT, códigos IVA, redondeo total…).
5. Haz pruebas piloto con tus proveedores o clientes belgas y con el hub Mercurius, si estos operan con el sector público.
6. Revisa las políticas de archivo y de conservación electrónica.
7. Actualiza los SLA (acuerdos de nivel servicio) y los controles internos (rechazos, notificaciones).

En resumen, la factura electrónica en Bélgica para 2026 exige replantear aspectos técnicos, procesos de control de IVA y tener una estrategia clara de interoperabilidad. Ahí, easyap es ideal, ya que te ofrece conectividad con Peppol, validaciones por país, conexiones con otros ERP… De esta forma, reduce el riesgo de rechazos, acelera el cumplimiento legal y centraliza el control y el reporting financiero. Escríbenos y descubre más.