La fiscalidad española impone diversas obligaciones, pero una de las más conocidas es la retención del IRPF. Tiene un rol esencial en facturación y contabilidad, por lo que las dudas sobre qué facturas llevan IRPF y cuándo se aplica son tan comunes como importantes. En esta guía vemos con ejemplos cuáles llevan retención, qué tipos de retención hay, cómo saber si tienes que incluirla y las diferencias entre IVA e IRPF. Es más, vemos casos concretos: facturas por formación, por servicios profesionales, intracomunitarias, por alquileres… Incluso, explicamos cómo un software automatiza estos cálculos tributarios.
¿Qué es el IRPF en facturas y por qué se aplica?
Para empezar, el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es un tributo que grava la renta obtenida por personas físicas residentes en España. En facturación, la retención de IRPF no es un impuesto adicional en sí. Es un anticipo del pago que el profesional o autónomo abonará en su declaración de la renta.
El mecanismo, que es muy simple, funciona así:
- El profesional emite una factura con IRPF.
- El cliente (empresa o autónomo) practica la retención y paga menos importe al proveedor.
- Posteriormente, el cliente ingresa esa retención en Hacienda en nombre del profesional.
Lo vemos mejor con un ejemplo simple. Un consultor emite una factura de 1.000 € de honorarios más IVA (21%). Debe aplicar una retención de IRPF del 15%. Por lo tanto:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): +210 €
- IRPF (15%): -150 €
- Total factura a cobrar: 1.060 €
En easyap, de hecho, resolvemos también cualquier duda y preguntas frecuentes sobre facturas con IVA e IRPF.
¿Quiénes están obligados a retener IRPF en las facturas?
Eso sí, debes saber que no todas las facturas llevan retención. La regulación sobre quién puede emitir facturas en España señala quién debe aplicar el IRPF y cuándo.
Están obligados a incluir IRPF en sus facturas:
- Profesionales autónomos (abogados, consultores, arquitectos, etc.).
- Alquileres de locales de negocio cuando el arrendador es una persona física.
- Actividades agrícolas, ganaderas o forestales, que tienen su propia retención.
No llevan IRPF en las facturas:
- Ventas de productos (comercio minorista o mayorista).
- Servicios prestados por sociedades mercantiles (S.L., S.A.).
- Operaciones con clientes particulares (solo llevan IVA).
- Actividades que están exentas de IVA que no contemplen retención (por ejemplo, la enseñanza reglada).
Por ende, podríamos resumir que se incluye el IRPF en los siguientes supuestos:
- Si el emisor es un autónomo profesional (no una empresa).
- Si el receptor es una empresa o autónomo (no un particular).
- Si la actividad está en los epígrafes profesionales del IAE.
- En los alquileres de locales de negocio entre particulares y empresas.
- En actividades agrícolas, ganaderas o forestales se aplica el IRPF, pero es reducido (2%).
Tipos de retención de IRPF en facturas
Aprovechando ese último punto del apartado anterior, el porcentaje de retención del IRPF en España depende de cada actividad:
| Tipo de actividad | Retención estándar | Retención reducida o especial |
| Profesionales autónomos | 15% | 7% para nuevos autónomos (primeros 3 años) |
| Actividades agrícolas y ganaderas | 2% | — |
| Actividades forestales | 2% | — |
| Arrendamiento de inmuebles urbanos | 19% | Puede variar según normativa anual |
De todas formas, resumimos toda esta información sobre cuándo sí y cuándo no hay que incluir el IRPF en facturas con esta tabla:
| Escenario | ¿Lleva IRPF? | Observaciones |
| Autónomo que factura a empresa | Sí | Retención 15% (7% si es nuevo autónomo) |
| Freelance que factura a particular | No | Solo aplica IVA |
| Venta de ordenadores por tienda | No | Operación de compraventa, no profesional |
| Alquiler de local por persona física a empresa | Sí | Retención 19% |
| Formación impartida por autónomo | Sí | Salvo exenciones educativas |
| Consultoría a empresa extranjera (europea) | No | No hay IRPF, solo IVA intracomunitario |
Diferencia entre IVA e IRPF en facturas
Por otro lado, sabemos por experiencia propia que al empezar en finanzas y contabilidad, un reto habitual es distinguir IVA e IRPF en facturas.
- IVA: se aplica en casi todas las operaciones. El emisor lo cobra y luego lo liquida a Hacienda.
- IRPF: se aplica solo en casos concretos (profesionales y alquileres). El cliente retiene parte de la factura y lo ingresa en Hacienda en nombre del proveedor.
Por lo tanto, el IVA incrementa el total de la factura, mientras que el IRPF reduce el importe a cobrar. O sea, que el primero se suma a la base y el segundo se resta.
Ejemplos concretos de facturas con y sin IRPF
Nuevamente, vemos tres ejemplos concretos de qué facturas llevan IRPF y cuáles no, y cómo cambian el importe final.
1. Factura de consultoría profesional (con IRPF)
- Base imponible: 1.500 €
- IVA (21%): +315 €
- IRPF (15%): -225 €
- Total a cobrar: 1.590 €
2. Factura de venta de material de oficina (sin IRPF)
- Base imponible: 1.500 €
- IVA (21%): +315 €
- Total a cobrar: 1.815 €
3. Factura de alquiler de local comercial
- Base imponible: 2.000 €
- IVA (21%): +420 €
- IRPF (19%): -380 €
- Total a cobrar: 2.040 €
Cómo easyap simplifica la gestión del IRPF en facturas
El caso es que hacer una mala gestión del IRPF en facturas tiene importantes inconvenientes o desventajas. Sin ir más lejos:
- Sanciones de Hacienda por errores en el cálculo de las retenciones.
- Problemas de liquidez: por confusiones entre ingresos netos y brutos.
- Sobrecarga administrativa al gestionar diferentes tipos de facturas.
- Pérdida de control en empresas con múltiples proveedores y operaciones.
Por eso, aplicar retenciones de IRPF en entornos corporativos con altos volúmenes de facturas, múltiples proveedores y leyes cambiantes, es muy complejo.
En este punto, una solución de facturación electrónica como easyap aporta un valor diferencial, ya que ofrece ventajas como estas:
- Automatización de la facturación. El sistema identifica automáticamente si una factura debe incluir retención de IRPF o no y aplica el porcentaje correcto.
- Integración con ERP y otros sistemas contables (SAP, Oracle, etc.).
- Cumplimiento legal garantizado. El software cumple la homologación que exigen tanto las normativas españolas como las europeas.
- Escalabilidad. Es una herramienta ideal y adecuada tanto para empresas medianas como para grandes corporaciones con operaciones internacionales.
- Soporte técnico especializado. El equipo de expertos ofrece un acompañamiento personalizado tanto en la fase de implantación de la solución como en la resolución de incidencias.
Frente a otras soluciones más básicas, easyap destaca por su eficiencia, cumplimiento legal y soporte especializado para grandes volúmenes de facturación.
En definitiva, saber qué facturas llevan IRPF es vital para evitar errores contables y sanciones. En especial, si gestionas miles de ellas al mes, con distintos proveedores, clientes y normativas. En ese caso, no lo dudes: necesitas una solución como easyap que te aporte automatización, integración y cumplimiento legal en cada operación. Contáctanos sin compromiso y te contamos mucho más.
Preguntas frecuentes sobre el IRPF en facturas
¿Las facturas de formación llevan IRPF?
Depende. Si el formador es un autónomo profesional, sí. En cambio, si la formación está exenta de IVA por normativa educativa y no se considera actividad profesional sujeta a retención, no lleva IRPF.
¿Las facturas intracomunitarias llevan IRPF?
No llevan IRPF, ya que este impuesto solo se aplica a residentes fiscales en España. Lo que sí aplica es el IVA intracomunitario con inversión del sujeto pasivo, según corresponda.
