La facturación con proveedores es un proceso crítico porque combina legalidad, eficiencia y control financiero. No se trata solo de pagar: es igual de importante recopilar, validar, integrar y conciliar cada factura con rigor. Más aún en plena era de la digitalización. Por eso, para un director financiero actual, trabajar con un sistema potente y eficiente es, además de una ventaja, una necesidad. Si es tu caso, aquí te damos un checklist, las mejores prácticas, una comparativa de herramientas y la respuesta a las preguntas más frecuentes que se hacen la mayoría de CFO y directivos sobre contabilidad automatizada y aprobaciones.
Por qué la facturación con proveedores es tan importante
Lo primero es aclarar por qué la facturación de proveedores es fundamental a día de hoy. Y es que hablamos de un proceso contable que, bien llevado, tiene un gran impacto directo en varias áreas de todo negocio. Sin ir más lejos, aporta:
- Cumplimiento normativo, ya que evitas sanciones administrativas y económicas por morosidad o por errores formales.
- Eficiencia operativa, puesto que liberas tiempo y recursos para, por ejemplo, hacer análisis más estratégicos.
- Relaciones sólidas con los proveedores, las cuales derivan del cumplimiento de acuerdos de pago.
- Visibilidad de la tesorería, lo que es fundamental para tomar decisiones financieras responsables.
Elementos que no pueden faltar en la gestión de la facturación con proveedores
Eso sí, para que este proceso de pago a proveedores funcione con seguridad y eficacia, debes asegurarte de que:
- Existe un repositorio centralizado de las facturas.
- Se realiza la validación automática (CIF, IBAN, vencimientos..).
- Se integra con FACe para proveedores en cuanto a las facturas públicas.
- Los flujos de aprobación son auditables e inmediatos.
- La conciliación se hace con pedidos, contratos o albaranes.
- Se admiten formatos comunes: Facturae, XML, PDF, etc.
- Se generan alertas de vencimiento y plazos.
- Se garantiza la seguridad y respaldo (cloud, RGPD).
Errores comunes al facturar con proveedores y cómo evitarlos
A su vez, en la gestión de la facturación de proveedores, los errores se suelen repetir en muchas empresas, independientemente del tamaño o sector. Detectarlos y prevenirlos supone un ahorro significativo de tiempo, dinero y recursos.
Desde nuestra experiencia, podemos asegurar que los cinco que citamos a continuación son los fallos más habituales al facturar a proveedores.
1. No verificar la información del proveedor
- Problema: pagos realizados con unos datos bancarios incorrectos o a proveedores no autorizados.
- Solución: establece un protocolo de verificación de IBAN y CIF antes de registrar la factura. Si es con tecnología OCR, más cómodo.
2. Registrar facturas duplicadas
- Problema: pago doble por la misma factura debido a que se ha recibido en diferentes formatos (papel, PDF, portal online).
- Solución: usa un sistema con detección automática de duplicados mediante número de factura y NIF.
3. Falta de conciliación con pedidos o contratos
- Problema: abonos a proveedores por importes o conceptos no autorizados.
- Solución: vincula cada factura a su orden de compra en el ERP antes de aprobación.
4. Ignorar los plazos de la Ley de Morosidad
- Problema: al no cumplir los plazos estipulados corres el riesgo de tener sanciones y de sufrir daño reputacional como compañía.
- Solución: configura alertas automáticas para pagos que estén próximos a su vencimiento.
5. No usar formatos electrónicos estándar
- Problema: incompatibilidad con FACe proveedores o con el ERP interno.
- Solución: implementa un software compatible con Facturae y con otros formatos admitidos.
Precisamente, cada una de esas cinco soluciones las puedes aplicar si trabajas con una solución como la de easyap.
Checklist para elegir una herramienta de facturación con proveedores
De todas maneras, el objetivo de este artículo sobre la facturación con proveedores es ofrecer una visión práctica de cómo gestionarla. Así que siguiendo esa tendencia, aquí tienes un checklist con los requisitos técnicos que debería cumplir un software eficiente para llevar a cabo esta gestión:
✓ Compatibilidad con los formatos oficiales (Facturae 3.2.2, XML, PDF).
✓ Integración automática con FACe proveedores.
✓ OCR y carga masiva.
✓ Flujos de aprobación personalizables.
✓ Conciliación con ERP y sistemas contables (SAP, Oracle, Microsoft…).
✓ Generación de informes y KPIs (plazos medios, incidencias, importes…).
✓ Seguridad, cifrado y cumplimiento RGPD.
Buenas prácticas internas
A su vez, no basta con tener el mejor software. También deberías seguir y aplicar las mejores prácticas. En easyap siempre recomendamos a nuestros clientes estas 12:
- Registra las facturas el mismo día que las recibas.
- Mantén actualizado el directorio de proveedores.
- Revisa semanalmente las facturas pendientes.
- Negocia las condiciones de pago antes de formalizar el contrato.
- Analiza mensualmente KPIs para detectar cuellos de botella.
- Digitaliza el proceso desde la recepción al archivo.
- Configura alertas sobre plazos de pago.
- Automatiza validaciones iniciales.
- Integra el software con tu ERP para evitar duplicidades.
- Usa paneles de control visuales con indicadores como el Days Payable Outstanding (DPO) para ver el estado global de pagos.
- Evalúa periódicamente a tus proveedores por precio y por cumplimiento de plazos, calidad y facilidad en la facturación.
- Forma al personal de administración.
Comparativa de herramientas para facturar a proveedores
Ahora sí, vamos a mostrar la comparativa entre herramientas de facturación con proveedores más eficientes del mercado. En concreto, hemos equiparado las cuatro más populares:
| Herramienta | Integración FACe proveedores | OCR | Integración ERP | Enfoque principal |
| easyap | Sí | Sí | Sí (múltiples) | Automatización integral del ciclo |
| Quipu | No | Sí | Limitada | Autónomos y pymes |
| Declarando | No | No | Limitada | Asesoría fiscal |
| Eiffage Energía Sistemas | Sí | No | Sí | Sector energético y construcción |
Como se entiende tras analizar la tabla, easyap sobresale. Lo hace, sobre todo, porque es transversal, ya que te ofrece integración con FACe, automatización total, alta personalización e integración ERP múltiple.
El papel de FACe proveedores
A su vez, en este punto hay que detenerse en FACe proveedores. Es el canal obligatorio para facturar electrónicamente a la Administración Pública. Por lo tanto, a día de hoy, cualquier solución debe cumplir con los criterios de este sistema o canal:
- Generar y firmar facturas en formato Facturae 3.2.2.
- Firmar digitalmente los documentos.
- Enviar y hacer seguimiento automático en FACe.
Así mismo, su implementación garantiza el cumplimiento legal y, al mismo tiempo, agilidad administrativa. Si quieres saber exactamente algo más sobre qué debes cumplir, la Administración lo explica en detalle en una página propia sobre FACe.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre facturación con proveedores
En cualquier caso, en esta vorágine de la transformación digital, hay muchos CFO y emprendedores que tienen ciertas dudas. Así que a continuación resolvemos las más frecuentes, según las consultas que nos llegan a easyap y las que se hacen en Google sobre el tema.
¿Qué datos revisar antes de pagar una factura de proveedor online?
De igual modo que con las facturas convencionales en papel, en las que tienen formato digital debes validar:
- Datos del emisor y receptor (nombre, NIF/CIF, etcétera).
- Número de factura.
- Comprobar que no haya duplicados.
- Fechas de emisión y vencimiento.
- Concordancia con la orden de compra.
¿Cuál es el flujo estándar para procesar una factura?
- Se genera una orden de compra.
- Se valida la factura contra la orden y estado antes de su pago.
- Se aprueba el pago y se registra contablemente.
- Se archiva con una trazabilidad completa.
¿Qué beneficios trae la digitalización total del proceso de facturación con proveedores?
Depende del sector y del tamaño del negocio. No obstante, digitalizar la facturación con proveedores aporta las siguientes ventajas:
- Registro en tiempo real de las facturas.
- Validación ágil para aprobación o devolución de las mismas.
- Automatización del pago y exportación a contabilidad.
- Almacenamiento seguro y seguimiento constante.
En resumen, optimizar la facturación con proveedores es una estrategia ideal si quieres ganar más control, evitar sanciones y fortalecer tus relaciones comerciales. Con un checklist como el que te hemos dado, una herramienta como easyap y una visión renovada sobre la digitalización, transformarás este proceso en una palanca de competitividad. Contáctanos y te contamos y mostramos mucho más.
