¿Qué quieren las empresas a día de hoy? Tenemos la respuesta: soluciones tecnológicas que les aporten eficiencia, reduzcan costes y liberen a sus equipos de tareas repetitivas. Para eso, la automatización robótica de procesos (RPA) es una herramienta muy poderosa. Pero, antes: ¿qué es la automatización robótica de procesos exactamente? ¿Por qué está revolucionando las finanzas y las operaciones de las empresas más punteras? En este artículo te explicamos qué es la tecnología RPA, cómo funciona, sus beneficios y por qué deberías plantearte implementarla para la operativa y la contabilidad automatizada de tu negocio.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
Comenzamos con la definición: la automatización robótica de procesos, o RPA por sus siglas en inglés (Robotic Process Automation), es una tecnología que te da la posibilidad de utilizar robots de software para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas. Estos imitan las acciones humanas al interactuar con interfaces.
¿En qué se diferencia de otras tecnologías?
A diferencia de la robótica industrial y la automatización tradicional, que se aplica a procesos físicos en sectores como la manufactura, la automatización robótica de procesos se centra en el ámbito digital. Es decir, los robots RPA operan sobre sistemas informáticos y simulan tareas humanas como:
- Introducción de datos en sistemas ERP o CRM.
- Envían correos electrónicos automatizados.
- Generan informes financieros.
- Validan datos contra bases de datos.
- Procesan facturas y documentos contables.
No es de extrañar, como señala un estudio de Gartner, que, en 2023, el 85% de las grandes empresas ya tuviesen implementada alguna automatización robótica de procesos.
¿Cómo funciona la tecnología RPA?
Si no conoces el mundo tecnológico, quizás te suene raro todo lo que rodea a la automatización robótica de procesos. En todo caso, te explicamos cómo funciona.
Un robot RPA interactúa con las aplicaciones igual que lo haría una persona. Para eso, utiliza la interfaz de usuario y sigue una secuencia predefinida de pasos. El proceso se basa en una combinación de:
- Grabadores de tareas: registran las acciones del usuario para replicarlas.
- Reglas lógicas: deciden qué hacer en función de unas condiciones concretas.
- Sistemas de integración: permiten conectar varios programas entre sí.
Una vez configurado, el RPA software ejecuta estas tareas sin supervisión. Y no solo eso, sino que lo hace con un nivel de precisión muy elevado y sin interrupciones.
Robótica y automatización: ejemplos de uso reales
Para entender mejor qué es el RPA y cómo funciona, lo más adecuado es ver ejemplos. Lo cierto es que los casos de uso de la automatización robótica de procesos son cada vez más amplios y diversos.
A continuación, mostramos en esta tabla ejemplos prácticos de tareas en las que se pued aplicar o usos para diversas áreas de una empresa:
| Área | Tarea | Resultado |
| Finanzas | Conciliación de pagos | Menos errores humanos y menos tiempo para los cierres contables |
| Recursos Humanos | Alta de nuevos empleados | Menos carga administrativa |
| Atención al cliente | Respuestas automáticas por email | Mejora en tiempos de respuesta |
| Compras | Validación de pedidos | Más la eficiencia operativa |
| IT | Mantenimiento de sistemas | Monitorización constante sin intervención humana |
Como ves, la automatización robótica de procesos es útil y aplicable en cualquier ámbito de un negocio, sin importar el sector o el tamaño de la organización. De hecho, hay casos para los que ha surgido el término hiperautomatización, que tiene incontables ventajas.
¿Qué tareas puede completar un robot RPA?
Para ser más precisos, los robots de RPA están diseñados para ejecutar tareas estructuradas y basadas en reglas claras. Por ejemplo, pueden:
- Extraer datos de correos y documentos.
- Procesar facturas y albaranes.
- Dar altas automáticas para proveedores en el sistema.
- Generar reportes financieros.
- Comprobar discrepancias en datos de compras.
- Clasificar automáticamente emails y archivos adjuntos.
- Cotejar pedidos con entregas.
- Preparar declaraciones fiscales.
- Gestionar reclamaciones internas.
- Seguir KPI’s financieros y reportarlos.
Estas tareas, si las realizamos los humanos, consumen gran cantidad de tiempo. Y no solo eso, sino que están sujetas a errores por cansancio o falta de atención. O sea, errores que no cometen las máquinas. En concreto y según datos de Flobotics en 2023, los robots RPA ofrecen un 99,9% más de precisión que los humanos.
Beneficios de la automatización robótica de procesos
En ese mismo sentido, los beneficios de la RPA en las empresas son inmediatos y medibles. Diríamos que los más destacados son:
- Ahorro de tiempo. Un robot realiza el trabajo de varios empleados en menos horas.
- Precisión. Elimina fallos típicos de la intervención humana.
- Eficiencia. Los robots trabajan 24/7, sin descansos ni interrupciones. Por lo tanto, son mucho más productivos.
- Escalabilidad. Es fácil replicar robots para adaptarse al crecimiento del negocio.
- Cumplimiento legal. Los procesos automatizados quedan registrados y son fácilmente auditables, tanto a nivel interno como por las autoridades.
- Velocidad de ejecución. Los procesos se completan en menos tiempo.
- Optimización de recursos humanos. El personal se libera de tareas tediosas y se centra en actividades más analíticas o estratégicas.
- Satisfacción del cliente. Mejoras en los tiempos de respuesta y la calidad del servicio.
- Flexibilidad. Puedes adaptar los flujos a nuevas normativas o condiciones del mercado sin rehacer procesos desde cero.
Automatización robótica industrial vs. RPA: principales diferencias
En este punto, hay que distinguir automatización robótica industrial y RPA. Ambas tratan de optimizar procesos, pero:
- La automatización robótica industrial se centra en operaciones físicas con maquinaria.
- La tecnología RPA automatiza procesos digitales.
Veamos sus principales diferencias:
- RPA:
- Robots virtuales.
- Procesos digitales.
- Se implementa rápidamente.
- Bajo coste de entrada.
- Automatización industrial:
- Robots físicos.
- Procesos mecánicos.
- Requiere inversiones elevadas.
- Instalación más compleja.
El impacto en las personas de la automatización robótica de procesos
A su vez, uno de los miedos habituales ante la automatización es la pérdida de empleo. Sin embargo, la realidad es que la automatización y robótica liberan al personal de tareas rutinarias para que estas se centren en actividades de más valor:
- Análisis estratégico.
- Toma de decisiones.
- Mejora continua de procesos.
- Atención al cliente personalizada.
Por lo tanto, más que sustituir a las personas, la automatización robótica de procesos (RPA) actúa como un complemento o asistente que potencia la productividad. Así que lo que hay que hacer es saber aplicarla y dominarla.
RPA software: ¿qué tener en cuenta una empresa al elegirlo?
A la hora de elegir el RPA software adecuado, es clave valorar las siguientes características:
- Interfaz intuitiva y accesible para usuarios no técnicos.
- Compatibilidad con sistemas existentes como ERP, CRM, etcétera.
- Escalabilidad, tanto en volumen de procesos como de robots.
- Herramientas de análisis y reporting.
- Gestión centralizada y control de versiones.
- Funcionalidades de seguridad avanzada: cifrado, control de accesos, credenciales.
- Trazabilidad y auditoría completa.
- Soporte técnico especializado con conocimiento del contexto fiscal y contable nacional.
En este aspecto, easyap es el software idóneo. Diseñamos soluciones que optimizan tu automatización robótica de procesos (RPA) para la contabilidad y la gestión de tus facturas.
Así mismo, con la tecnología RPA integrada te ayudamos a:
- Automatizar la recepción y aprobación de facturas.
- Conectar con sistemas ERP.
- Eliminar tareas manuales y repetitivas.
- Garantizar cumplimiento legal y fiscal, tanto en España como en otros países.
- Obtener informes y KPIs financieros en tiempo real.
- Reducción de los costes operativos.
- Aumento de la trazabilidad y control del gasto.
- Implementación ágil y adaptada a cada cliente.
- Asistencia técnica especializada en fiscalidad y contabilidad.
En resumen, la automatización robótica de procesos (RPA) es una realidad imprescindible para empresas que quieran ser competitivas. Más aún en ámbitos como la gestión financiera. Esta tecnología automatiza tareas repetitivas, mejora la eficiencia y libera recursos humanos para tareas más estratégicas.
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