No es la primera vez que hablamos de la automatización de facturas y tampoco será la última, dada su creciente importancia. A día de hoy, es una de las bases sobre las que se asienta la gestión empresarial y la contabilidad y aprobación de facturas. Aplicable a cualquier negocio, se trata de un proceso que consiste en utilizar software especializados para reducir o eliminar tareas manuales en la facturación. Además, gestiona todo: generación, distribución, aprobación, pago y archivo. Por ende, aporta eficiencia, evita errores y optimiza los recursos financieros de las empresas. Y, sobre todo, es muy útil (y, actualmente, casi necesaria) para sectores tan importantes y competitivos como los que citamos en las próximas líneas.
¿Qué es la automatización de facturas?
La automatización de facturas es un proceso que usa software para eliminar o reducir tareas manuales en la facturación. Esto implica la digitalización de todo el ciclo, desde la captura de datos hasta el pago y archivo. Así, asegura una mayor precisión y eficiencia en la gestión financiera.
Entre sus funciones más notables, se pueden destacar las siguientes:
- Captura de facturas electrónicamente desde múltiples fuentes.
- Extracción y validación automática de los datos.
- Conciliación con órdenes de compra y documentos de recepción.
- Envío de facturas mediante flujos de aprobación automáticos.
- Integración con ERP y otros sistemas contables.
- Automatización de pagos y generación de informes financieros.
Ventajas de la automatización de facturas
Lo cierto es que la automatización de facturas se ha convertido en un proceso tan útil como necesario. El motivo es que se está demostrando que las empresas que adoptan la automatización de facturas pueden obtener numerosas ventajas, entre ellas:
- Ahorro de tiempo: los procesos son mucho más rápidos y eficientes.
- Reducción de errores: disminuye los fallos en la introducción manual de los datos, ya que el factor humano pierde presencia e importancia en el proceso.
- Mayor precisión: evita los duplicados de facturas e informes y, al mismo tiempo, garantiza la coherencia de la información.
- Cumplimiento legal: asegura el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables de cada empresa.
- Optimización de recursos: libera a los equipos financieros de tareas repetitivas y les permite invertir horas y esfuerzos en tareas más estratégicas.
- Reducción del fraude: hay un mayor control y trazabilidad en los pagos.
- Automatización de informes: da la posibilidad de generar reportes financieros con datos obtenidos en tiempo real.
- Mejora en la relación con proveedores: agiliza los pagos y reduce las fricciones y disputas.
Sectores que se benefician de la automatización de facturas
Por todo ello, la automatización de facturas es ya una clave para el éxito empresarial. No obstante, esas ventajas son aún más palpables en sectores concretos. Industrias donde la gestión documental es compleja y donde se manejan grandes volúmenes de facturación.
Así que, entre los principales sectores que más se benefician de la automatización de facturas, por nuestra experiencia, diríamos que están los siguientes.
Transporte (aéreo, terrestre y marítimo)
- Transporte aéreo y actividades relacionadas. Agiliza los pagos a proveedores y la gestión de las tasas aeroportuarias.
- Transporte terrestre. Facilita la gestión de facturas de combustible, peajes y de mantenimiento de la flota o de los vehículos.
- Transporte marítimo. Optimiza la facturación de las cargas, de las tarifas portuarias y de los contratos logísticos.
- Ferrocarril e industrias correspondientes. Automatiza la gestión de los costes de infraestructura y de operación.
- Automotor. En el sector de la automoción aporta agilidad en la gestión de pagos a los fabricantes y distribuidores.
Minoristas y Consumo
- Minoristas de alimentos y medicamentos. En este campo minimiza los errores en la facturación de proveedores.
- Minoristas generales. Acelera todo lo relativo a la gestión de compras, al stock y a los proveedores.
- Productos alimenticios y parafarmacia. Mejora la facturación, sobre todo, de los productos perecederos y de los productos farmacéuticos.
- Bebidas y tabaco. Ayuda a controlar de forma más eficiente el aspecto de los impuestos y los pagos a los distribuidores.
Construcción
- Construcción y desarrollo. Optimiza la gestión de los pagos a subcontratas y a proveedores de materiales.
- Servicios y equipos ecológicos. Facilita la gestión financiera en proyectos de sostenibilidad.
Equipos industriales y Electrónica
- Equipamiento industrial en metal. Mejora la facturación de piezas y maquinaria, que suelen tener un alto valor económico.
- Productos electrónicos y eléctricos. Hace más sencilla la gestión de facturas en componentes industriales.
- Servicios de electrónica. Acorta enormemente los tiempos de aprobación y de gestión de pagos.
Agricultura, Ganadería y Pesca
- Sector agropecuario. En este sector, facilita la facturación de insumos, de maquinaria y la propia comercialización de los productos.
Químicos y Manufactura
- Productos químicos y plásticos. Ayuda a controlar mejor las facturas de proveedores y distribuidores.
- Cosmética e higiene. Optimiza mucho los pagos a laboratorios y fabricantes.
- Productos fármacos y medicamentos. Mejora la gestión de facturas en la cadena de suministro de las farmacéuticas.
Qué tener en cuenta al contratar un servicio de automatización de facturas
De todas formas, con tantos sectores y empresas necesitando un software de gestión de facturación, la oferta ha crecido muchísimo. Por eso, ante tantas opciones, surge una pregunta: ¿cuál es el mejor software para automatizar facturas?
La respuesta es ambigua: depende. Cada empresa y cada sector tienen sus necesidades específicas. Por lo tanto, a la hora de elegir un software de automatización de procesamiento de facturas, es fundamental hacerlo tras evaluar y responder particularmente a preguntas y aspectos como estos:
- Integración con el ERP. ¿El software se conecta con los sistemas contables que ya utilizas en tu negocio? ¿Ese proceso es sencillo y cómodo para la compañía?
- Seguridad y cumplimiento normativo. ¿Qué garantía de protección de datos y regulaciones fiscales ofrece el sistema? ¿Hay copias de seguridad automáticas, permite presentar modelos fiscales…?
- Capacidad de escaneo y validación. ¿Da la posibilidad de extraer automáticamente los datos desde diferentes formatos? ¿Usa tecnología para la digitalización de facturas como el OCR?
- Flujos de aprobación. ¿Puede el usuario fijar validaciones y autorizaciones a su gusto? ¿Cómo se gestionan los accesos y permisos?
- Automatización de informes. ¿Genera reportes e informes financieros en tiempo real?
- Escalabilidad. ¿ El sistema tiene la capacidad de adaptarse al crecimiento de la empresa conforme esta se expanda? ¿Se pueden añadir módulos con el tiempo? ¿Y con qué coste?
- Soporte y mantenimiento. ¿Hay disponibilidad de solicitar asistencia técnica en todo momento? ¿El sistema cuenta con actualizaciones periódicas?
- Interfaz amigable. ¿La interfaz tiene un diseño intuitivo y que facilita su uso a los usuarios? ¿Hay alguna formación para que el equipo lo conozca?
- Acceso en la nube. ¿Da la posibilidad de gestionar la facturación desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo?
- Personalización. ¿Se puede adaptar el software a las necesidades concretas del negocio, del país o región y/o del sector en cuestión?
En función de las respuestas que obtengas en cada uno de estos casos, podrás conocer qué software para la automatización de facturas encaja mejor con tu empresa.
Cómo easyap ayuda en la automatización de facturas
En este sentido, tenemos que levantar la mano: en easyap desarrollamos y ofrecemos soluciones avanzadas de automatización de facturas. Software que se adaptan a distintos sectores industriales de múltiples regiones geográficas y con regulaciones de lo más diversas.
Sin ir más lejos, con nosotros las empresas pueden, entre otras muchas cosas:
- Digitalizar facturas desde distintas fuentes y formatos.
- Validar y extraer datos automáticamente con la última tecnología.
- Automatizar los flujos de aprobación y la conciliación contable.
- Integrar con ERPs y sistemas financieros sin problemas.
- Generar informes financieros en tiempo real.
- Garantizar seguridad y cumplimiento normativo, sin riesgos fiscales.
Gracias a easyap, las empresas reducen costes, son más eficientes y cumplen legalmente en la gestión de facturas. Contáctanos y descubre cómo mejorar tu operativa financiera y automatizar tu facturación.
