A estas alturas, nadie puede negar que la facturación electrónica es esencial para la eficiencia empresarial. Principalmente, porque agiliza procesos y reduce costes. Sin embargo, también plantea preguntas críticas sobre su seguridad. ¿Son seguras las facturas electrónicas? ¿Qué riesgos existen de falsificación o manipulación? ¿Cómo se puede garantizar una facturación electrónica fiable en un entorno cada vez más digitalizado? Para despejar esas incógnitas, en este artículo analizamos los mayores desafíos que tiene la ciberseguridad en la facturación electrónica. Y, por supuesto, citamos las soluciones que easyap ofrece para proteger tu empresa.
¿Son seguras las facturas electrónicas?
A pesar de lo que dicen los más críticos, la respuesta corta es sí, aunque con matices. Las facturas electrónicas son seguras cuando se implementan las medidas tecnológicas adecuadas. Este tipo de documentos utilizan sistemas de encriptación y firma digital para garantizar su autenticidad e integridad.
Sin embargo, la seguridad de las facturas online también depende de otros factores, como son:
- La plataforma que utilices. Las herramientas de facturación con altos estándares de seguridad, como las soluciones de easyap, te protegen contra accesos no autorizados y frente a la manipulación de archivos.
- El cumplimiento normativo. Las leyes como el Reglamento eIDAS en Europa o el reglamento de facturación electrónica en España regulan la validez de las firmas electrónicas.
- Los propios usuarios. El uso de contraseñas seguras, así como la formación en ciberseguridad para los empleados de la organización son fundamentales.
Por lo tanto, aunque las facturas electrónicas son seguras de por sí, para que estén protegidas, exigen un enfoque integral y 360 a todo director financiero, CFO o CEO.
Factores de riesgo comunes
En relación a esa ciberseguridad de las facturas electrónicas, los riesgos más frecuentes a los que se suelen enfrentar las organizaciones y negocios son:
- Suplantación de identidad. Se da cuando un ciberdelincuente finge ser un proveedor o un cliente.
- Acceso no autorizado. Si las credenciales se ven comprometidas, los datos pueden quedar expuestos.
- Alteración de documentos. Se produce cuando hay una manipulación de datos en facturas para generar fraudes.
- Ataques de phishing. Son esos emails fraudulentos que tratan de robar información confidencial relacionada con la facturación de una compañía.
Por todo ello, es importante apuntar que la ciberseguridad en la empresa no solo debe enfocarse en prevenir estos riesgos, sino también en mitigar su impacto en caso de que se den. En este aspecto, la tecnología es esencial para detectar fraudes.
¿Pueden falsificar las facturas electrónicas más fácilmente?
Precisamente, hay un mito extendido que es que las facturas electrónicas son más fáciles de falsificar que las facturas en papel. En realidad, es todo lo contrario. Las facturas digitales cuentan con:
- Firma digital. Esta garantiza que la factura procede de un emisor auténtico y que no ha sido modificada.
- Trazabilidad. Cada factura electrónica genera un rastro digital que facilita su verificación y su auditoría.
- Sellado de tiempo. Este atributo garantiza que la fecha y la hora de emisión sean exactas.
Es cierto que las facturas en papel pueden ser falsificadas con métodos rudimentarios difíciles de detectar sin herramientas tecnológicas avanzadas. Sin embargo, si no se utilizan plataformas de facturación segura, los riesgos son aún mayores.
¿Qué medidas de seguridad existen para los emisores?
En línea con el punto anterior, las empresas emisoras de facturas electrónicas tienen diversas medidas de seguridad a su disposición. Apoyándonos en nuestra experiencia, a continuación te detallamos las cinco más importantes:
1- Autenticación de usuarios
El implementar sistemas de autenticación de dos factores (2FA) o biométricos protege tus datos contra accesos no autorizados. De esta manera, te aseguras de que solo el personal autorizado pueda gestionar las facturas.
2- Encriptación de datos
El cifrado convierte los datos en un formato ilegible para terceros. Así mismo, protege tanto las facturas en tránsito como las almacenadas. En este sentido, las tecnologías de encriptación son muy utilizadas por su eficacia.
3- Monitoreo y auditorías
También, realizar auditorías periódicas y monitorear actividades sospechosas permite identificar y actuar rápidamente ante posibles brechas de seguridad. Además, el monitoreo continuo también te ayuda a cumplir legalmente.
4- Certificados digitales
Un certificado digital es esencial para validar la identidad del emisor. Aparte, ofrece garantías jurídicas en caso de que se de cualquier disputa y refuerza la confianza entre las partes. Ahora bien, plantéate si te conviene más una firma digital o un certificado.
5- Políticas de acceso restrictivo
Implementar permisos segmentados asegura que cada usuario tenga acceso solo a las funciones pertinentes y correspondientes a su rol. De esta forma, se minimizan los riesgos internos.
Beneficios de garantizar la ciberseguridad en la empresa
Lo que es una realidad es que, ya sea con esas u otras medidas de seguridad, invertir en ciberseguridad para facturas electrónicas es una opción que deberías valorar. De hecho, muchas empresas lo están haciendo. Según INCIBE, en España en 2023 el 63% de negocios aumentaron su inversión en ciberseguridad entre un 20% y un 50%.
Además, esta inversión te aporta unos beneficios tangibles, como los siguientes:
- Protección de la reputación. Evitar brechas de seguridad refuerza la confianza de clientes, proveedores y socios.
- Cumplimiento normativo. Te asegura que tu empresa cumple con las regulaciones legales, como el RGPD.
- Reducción de costes. Prevenir fraudes y multas siempre te saldrá más rentable económicamente que remediar sus consecuencias.
- Optimización operativa. Al ser procesos seguros y automatizados reducen los errores humanos y, por consiguiente, mejoran la eficiencia.
Cómo proteger la ciberseguridad en la facturación electrónica
Resumiendo la información del artículo, a continuación recogemos las mejores prácticas a seguir para garantizar una facturación segura:
| Práctica | Beneficio |
| Usa plataformas seguras | Previenen accesos no autorizados y mantienen los datos protegidos. |
| Implementa la firma digital | Asegura la autenticidad e integridad de las facturas. |
| Capacitación en ciberseguridad | Reduce errores humanos y aumenta la protección frente a ataques de phishing. |
| Cumplimiento normativo | Evita sanciones y asegura la confianza de clientes y proveedores. |
Cómo easyap protege tu facturación electrónica
En easyap la seguridad es prioritaria. Nuestro software de facturación digital está desarrollado para proteger cada etapa del proceso. Así mismo, nuestros programas de facturación incorporan medidas de ciberseguridad:
- Encriptación avanzada. Protegemos tus datos con tecnología de cifrado de última generación.
- Control de acceso. Solo el personal autorizado podrá interactuar con las facturas. En este aspecto, te ofrecemos configuraciones de roles personalizadas.
- Cumplimiento legal. Nuestras soluciones cumplen con las normativas internacionales, nacionales y locales en cuanto a facturación y seguridad.
- Soporte especializado. Nuestro equipo de expertos está siempre disponible para ayudarte a resolver cualquier incidencia relativa a este tema o a cualquier otro.
- Integración sencilla. El software de easyap se adaptará a los sistemas ERP de tu empresa, por lo que todo el proceso será fluido y seguro.
Ventajas de trabajar con easyap
Al mismo tiempo y teniendo en cuenta esas medidas y otras funcionalidades, en easyap te aportamos ventajas tan interesantes como estas:
- Confianza total. Reduce el riesgo de fraude y garantiza la validez legal de todas tus facturas.
- Optimización de procesos. Automatiza la facturación mientras mantienes un alto nivel de seguridad.
- Adaptabilidad. Soluciones personalizadas según las necesidades de tu empresa.
- Innovación continua. Actualizamos nuestras herramientas regularmente para combatir las últimas amenazas de ciberseguridad.
En definitiva, con easyap, optimizas tus procesos y, a la vez, garantizas una facturación electrónica segura protegiendo tus datos y cumpliendo con los estándares más exigentes. Queremos ser tu proveedor y tu socio en la transformación digital de tu empresa. Contáctanos y te contamos mucho más.
