Tanto si eres acreedor como proveedor, la gestión de facturas vencidas es un desafío común en cualquier empresa y para todo director financiero. Tanto para cobrarlas como para pagarlas a tiempo y evitar males mayores, es fundamental que sepas cómo gestionarlas. Aparte, ahora que estamos inmersos en la era digital y de la factura electrónica, la implementación de un sistema eficiente es vital en esa labor. Por eso, a continuación te contamos todo lo que necesitas saber sobre las facturas vencidas y cómo un software como el de easyap te ayuda a controlarlas.
¿Qué significa que una factura está vencida?
Lo primero es dejar claro qué es una factura vencida, o también llamada impagada. Así mismo, una factura se considera vencida cuando ha transcurrido la fecha límite de pago sin que haya sido abonada. Puede darse por diversas razones, como olvidos, problemas financieros del deudor o discrepancias.
No obstante, el inconveniente es que la factura emitida fuera de plazo también contribuye a problemas de pago. Por eso mismo, su gestión es clave para la buena salud financiera de una empresa. Y es que las facturas vencidas pueden generar problemas de flujo de caja o cash flow, afectar la precisión de informes financieros y dañar las relaciones comerciales.
Pero, ¿cómo identificar facturas por contabilizar como pagadas?
Para identificar una factura vencida te será muy útil contar con un sistema de seguimiento que monitorice los vencimientos. O sea, un software como el de easyap, ya que automatiza el proceso y reduce el riesgo de errores humanos.
A su vez, el sistema debe ser capaz de generar alertas y notificaciones cuando se acerque la fecha de vencimiento. Así, tú u otros responsables financieros podrán tomar medidas preventivas para evitar el impago. Y, sobre todo, revisa periódicamente el estado de las facturas y mantén una comunicación constante con clientes y proveedores.
¿Qué pasa si tengo facturas vencidas?
El problema está en que las facturas no pagadas pueden tener consecuencias negativas para tu empresa:
Impacto en el flujo de caja
Las facturas vencidas afectan directamente el flujo de caja, limitando tu capacidad para cumplir a nivel financiero. Por consiguiente, se puede generar una cadena de problemas que afecten a tu operativa diaria y a la capacidad de la empresa para invertir.
Problemas contables
Las facturas no cobradas en contabilidad complican la precisión de los informes financieros y pueden generar discrepancias. Por ello, tus decisiones y tu capacidad para presentar informes precisos y fiables a accionistas y stakeholders se pueden ver mermadas.
Relaciones con clientes
El incumplimiento de los pagos puede dañar las relaciones comerciales, lo que podría ocasionar la pérdida de futuros negocios. Los clientes lo percibirán como una señal de mala administración, lo que puede afectar la confianza y la reputación de tu compañía.
Costes adicionales
Los intereses de demora y las acciones legales para recuperar el dinero pueden incrementar los costes. Además, la gestión de las facturas vencidas exigirá recursos adicionales, tanto en términos de tiempo como de personal.
Pérdida de oportunidades
El tiempo y los recursos dedicados a la gestión de facturas vencidas podrías haberlos utilizado en actividades más productivas. Por lo tanto, pueden hacer que desaproveches oportunidades como la búsqueda de nuevas vías de negocio o la mejora de procesos internos.
Ahora bien, ¿qué hacer ante una factura vencida?
Por todo lo anterior, te recomendamos actuar rápidamente para rectificar facturas vencidas y mitigar el impacto negativo. ¿Cómo? Con un paso a paso como este:
- Verifica la factura y que los detalles están bien y que se han enviado al destinatario correcto.
- Contacta al cliente para recordarle el pago pendiente y resolver cualquier problema que pueda haber surgido.
- Negocia nuevas condiciones viables para todos si el cliente tiene dificultades. Por ejemplo, la extensión del plazo de pago o el establecimiento de un plan de pagos.
Pero, ¿es necesario rectificarlas?
Al mismo tiempo, si la factura ha vencido, deberás rectificarla para cumplir con la legislación fiscal. Pero, este proceso debes realizarlo conforme a la regulación vigente:
- Encuentra y señala el error en la factura original.
- Emite una nueva factura que lo rectifique, incluyendo una referencia clara a la factura original y detallando esas correcciones que has hecho.
- Informa al cliente sobre la emisión de la factura rectificativa y dale una copia de la misma.
- Actualiza los registros contables para reflejar la emisión de la factura rectificativa.
Como entenderás, estos cuatro pasos son necesarios para garantizar la precisión de los informes financieros, asegurar un buen cierre contable y cumplir con tus obligaciones fiscales.
¿Cuándo dejan de tener validez las facturas vencidas?
Por otro lado, las facturas impagadas tienen un periodo de prescripción que varía según cada legislación. En muchos países oscila entre tres y cinco años, después de los cuales el derecho a reclamar el pago se extingue. Por ejemplo:
- En España es generalmente de cinco años, aunque depende del tipo de deuda y las circunstancias de cada caso.
- En los Estados Unidos oscilan entre tres y seis años.
- En el Reino Unido el plazo estándar es de seis años desde que la deuda se convierte en exigible.
- En Francia el plazo es de cinco años y es aplicable tanto a las facturas comerciales como a las facturas de consumo.
- En Portugal, las facturas impagadas prescriben generalmente a los cinco años.
Por lo tanto, las facturas vencidas se pueden extinguir sin que se hayan abonado. Aun así, la mejor forma de evitar problemas legales es establecer un sistema de seguimiento que notifique con antelación cuando una factura se acerque al fin de su periodo de prescripción.
Seguimiento y recuperación de las facturas impagadas
Precisamente, ese seguimiento proactivo es esencial desde la perspectiva de quien quiere recuperar una factura vencida. Para eso, desde easyap te recomendamos:
1. Implementar un sistema de seguimiento
Utiliza un software permita hacer un seguimiento automático y envíe recordatorios de pago. En este aspecto, un sistema como el de easyap automatiza notificaciones y alertas cuando una factura está cerca de su vencimiento o ha vencido.
2. Reclamar el pago de la factura por email
El envío de correos electrónicos de recordatorio es efectivo. Asegúrate de que los correos sean claros y profesionales y que incluyan todos los detalles necesarios para facilitar el pago.
3. Gestión de cobros eficaz
Fija un proceso interno para la gestión de cuentas por cobrar, incluyendo llamadas telefónicas y cartas formales de demanda de pago. Documenta todas las comunicaciones con el deudor para tener un registro detallado en caso de que se requieran acciones legales.
4. Acciones legales
Como último recurso, considera tomar acciones legales para recuperar las deudas. No obstante, antes de llegar a este punto, nuestro consejo es que agotes todas las opciones de negociación y comunicación con el cliente.
Al mismo tiempo, hay estrategias que mejoran el seguimiento de facturas. Por ejemplo, calendarios y recordatorios, ofrecer incentivos a los clientes que paguen sus facturas antes de la fecha de vencimiento o imponer sanciones por pagos tardíos. Eso sí, comunicándolas desde el principio.
¿Cómo funciona un sistema de facturación como el de easyap ante una factura vencida?
En este punto es donde nos tocar mencionar el software de easyap. Una solución diseñada para simplificar la gestión de facturas vencidas y mejorar la eficiencia del proceso de facturación digital. Y lo es porque es capaz de ofrecerte lo siguiente:
Automatización del seguimiento
Te permite configurar recordatorios automáticos que puedes enviar por correo electrónico o SMS. Así aseguras que los clientes estén al tanto de sus obligaciones de pago en todo momento.
Reclamos eficientes
Facilita la reclamación de pago de facturas por email, enviando notificaciones y recordatorios a los clientes. Además, easyap permite personalizar estos mensajes para que sean más efectivos y que estén alineados con tu política de comunicación.
Integración contable
El sistema se integra con tu ERP y tus plataformas contables, asegurando que las facturas no cobradas en contabilidad se reflejen correctamente en los informes financieros. De esta manera, la gestión es más precisa y eficiente.
Análisis y reportes
Proporciona herramientas de análisis para identificar patrones de impago y adoptar medidas basadas en datos con las que mejorar el flujo de caja. Los reportes detallados y personalizados te ayudan a entender mejor la situación de las cuentas por cobrar.
Seguridad y cumplimiento
Asegura el cumplimiento normativo y garantiza la seguridad de los datos, minimizando el riesgo de errores y fraudes. O sea, que te proporciona plena tranquilidad legal y en tu día a día.
Pero, además, gracias a estas funcionalidades, el software de easyap te aporta otra clase de beneficios para la gestión de tus facturas vencidas. Entre ellos, destacamos:
- Los equipos financieros se centran en tareas de mayor valor añadido, gracias a la automatización de procesos.
- Minimiza los errores humanos asociados con la facturación manual.
- Mejora la precisión de los datos en los informes financieros.
- Mejora y mantiene las relaciones comerciales positivas, tanto con clientes y proveedores como con otros stakeholders.
- Evita sanciones, ya que todas las facturas se gestionan según las regulaciones correspondientes.
En definitiva, si tu empresa se enfrenta a desafíos con las facturas vencidas, piensa en una solución digital avanzada como la de easyap. Podrás rectificar facturas vencidas, gestionar eficientemente las que no están pagadas y asegurar que las no cobradas en contabilidad estén correctamente reflejadas. Con nosotros disfrutas de una herramienta integral con la que optimizar tus procesos de facturación y cobro. Contáctanos y te mostramos más.
